Beim Visumantrag zu übersetzende Dokumente

Vorab ein Hinweis: Die meisten im Internet kursierenden Dokumentenlisten sind veraltet. Die einzige verlässliche Quelle ist die aktuelle Liste, die die Vertretung, bei der Sie den Antrag stellen, selbst veröffentlicht. Das Folgende ist ein Rahmen dafür, worauf Sie beim Lesen dieser Liste achten sollten.

Der Kernbestand in jeder Akte

Unabhängig vom Antragszweck finden sich vier Dokumentengruppen in nahezu jeder Akte. Die erste sind Identitäts- und Reisedokumente: Pass, frühere Visa, biometrisches Foto. Die zweite betrifft Familienstand und Familienangaben; der Bevölkerungsregisterauszug ist die Grundlage dieser Gruppe. Die dritte sind Nachweise über die finanzielle Lage. Die vierte sind Dokumente, die den Zweck der Reise und die Rückkehrabsicht belegen.

Welche dieser vier Gruppen übersetzt werden muss, hängt von der Vertretung ab. Manche Vertretungen akzeptieren nur ihre eigene Amtssprache, manche auch Englisch, und manche verlangen bei weitgehend numerischen Dokumenten wie Kontoauszügen gar keine Übersetzung.

Dokumente, die sich nach dem Antragszweck richten

Zweck	Zweckspezifische Dokumente	Kritischstes Feld in der Übersetzung
Tourismus	Hotel- und Flugbuchung, Reiseversicherung, Urlaubsbescheinigung	Stimmigkeit der Zeiträume
Besuch	Einladung, Wohnsitz- und Einkommensnachweis des Einladenden	Klare Erkennbarkeit des Verwandtschaftsverhältnisses
Geschäftlich	Einladungsschreiben der Firma, Tätigkeitsbescheinigung, Unterschriftenzirkular, Handelsregisterauszug	Schreibweise des Firmennamens im Register
Studium	Zulassungsschreiben, Diplom, Notenübersicht, Finanzierungsnachweis, Unterkunft	Kursbezeichnungen und Notenskala
Arbeit	Arbeitsvertrag, Berufsqualifikation, Diplom, Strafregisterauszug	Berufsbezeichnung und Aufgabenbeschreibung
Familienzusammenführung	Eheurkunde, Geburtsurkunde, Bevölkerungsregisterauszug mit Ereignisvermerken, Einverständniserklärung	Vollständige Darstellung der Familienbande
Behandlung	Aufnahmeschreiben des Krankenhauses, ärztlicher Bericht, Kostenübernahmeerklärung für die Behandlung	Richtigkeit der Diagnose- und Behandlungsbezeichnungen

Die Unterschiede zwischen den Beglaubigungs- und Spracherwartungen der einzelnen Länder behandeln wir in unserem Länderleitfaden, die Bearbeitung der einzelnen Dokumente im Dokumentenleitfaden.

Welches Dokument braucht welche Beglaubigungsstufe?

Die allgemeine Tendenz ist: Dokumente zum Personenstand und zu Familienbanden sowie Einverständniserklärungen für Minderjährige verlangen eine beglaubigte, meist notariell beglaubigte Übersetzung. Einkommens- und Bankunterlagen werden in der Regel allein mit einer Übersetzung akzeptiert. Hotel- und Flugbuchungen werden häufig gar nicht übersetzt, weil sie ohnehin in internationalem Format vorliegen.

Bei Studien- und Arbeitsanträgen kann zusätzlich die Apostille ins Spiel kommen. Muss das Diplom im Zielland anerkannt werden, reicht die Übersetzung allein möglicherweise nicht aus; daneben kann ein Anerkennungsverfahren laufen. Dieses Verfahren läuft getrennt von der Visumakte und dauert deutlich länger.

Anträge auf Familienzusammenführung sind die Gruppe mit den meisten Schichten. Sämtliche Dokumente, die das Verwandtschaftsverhältnis belegen, werden in der Regel beglaubigt verlangt, und in manchen Ländern wird vorausgesetzt, dass die Dokumente nach einem bestimmten Datum ausgestellt wurden. Bei diesen Anträgen kann die Vorbereitung der Akte nicht Wochen, sondern Monate dauern.

Welche Zielsprache ist die richtige?

Das ist die Frage, die in Visumakten am häufigsten übersehen wird. Manche Vertretungen akzeptieren nur ihre eigene Amtssprache, manche auch Englisch. In Ländern mit mehreren Amtssprachen kann es von der Region abhängen, in der der Antrag gestellt wird, welche Sprache verlangt wird.

Die falsche Sprachwahl gehört zu den teuersten Fehlern, denn die gesamte Akte muss neu übersetzt werden. Deshalb sollte beim Herunterladen der Liste auch die Sprachanforderung notiert werden. Die Unterschiede in den Sprach- und Beglaubigungserwartungen der Länder behandeln wir getrennt auf unseren Sprachseiten und in unserem Länderleitfaden.

Eine weitere Einzelheit ist der Ort, an dem übersetzt wird. Manche Länder setzen die Übersetzung eines von ihnen selbst ermächtigten Übersetzers voraus; in diesem Fall wird eine in Türkiye angefertigte Übersetzung möglicherweise nicht akzeptiert. Diese Anforderung begegnet uns meist nicht beim Visumantrag, sondern bei den Verfahren nach der Einreise.

Besonderheiten bei Bank- und Einkommensnachweisen

Nachweise über die finanzielle Lage werden bei der konsularischen Prüfung am aufmerksamsten gelesen und unterliegen in der Übersetzung eigenen Regeln. Beträge werden niemals umgerechnet; Währung und Zahl aus dem Ausgangsdokument werden unverändert übernommen. Tausendertrennzeichen und Dezimalzeichen dürfen an die Schreibweise der Zielsprache angepasst werden, die Zahl selbst ändert sich jedoch nicht.

Der zweite Punkt sind die Buchungstexte. Die Erläuterungszeilen in Kontoauszügen bestehen meist aus Abkürzungen, die eins zu eins übernommen werden müssen; sie deutend auszuschreiben hieße, eine Information zu erzeugen, die im Dokument nicht steht.

Der dritte Punkt sind Berufsbezeichnung und Aufgabenbeschreibung in Dokumenten für Arbeitnehmer. Die nächstliegende Entsprechung einer türkischen Berufsbezeichnung in der Zielsprache kann auf eine andere Verantwortungsebene verweisen. In diesem Fall ist eine beschreibende Wiedergabe sicherer als eine irreführende landesübliche Bezeichnung.

Zusätzliche Dokumente für Minderjährige

Bei Reisen mit Kindern kommt zur Akte eine Schicht hinzu, die es beim Antrag Erwachsener nicht gibt. Verlangt werden Identitäts- und Geburtsdokumente des Kindes, Nachweise über das Sorgerecht sowie – bei Reisen mit nur einem Elternteil oder mit einer dritten Person – eine Einverständniserklärung. Diese Dokumente erfordern häufig eine notariell beglaubigte Übersetzung.

Der am häufigsten übersehene Punkt der Einverständniserklärung ist ihr Umfang: Reisedaten, die zu besuchenden Länder und die Identität der Begleitperson müssen ausdrücklich im Text stehen. Eine mit allgemeinen Formulierungen erstellte Einverständniserklärung kann an der Grenze zu Problemen führen. Diese Felder in der Übersetzung vollständig wiederzugeben, ist einer der kritischsten Prüfpunkte der Akte.

Liegt eine Scheidungs- oder Sorgerechtsentscheidung vor, gehört auch der einschlägige Teil der Gerichtsentscheidung in die Akte. Bei der Übersetzung dieser Entscheidungen wird der Urteilstenor eins zu eins wiedergegeben; Formulierungen zu Sorgerecht und Reiseerlaubnis werden nicht ausgelegt.

Bei Minderjährigen, die mit einem Studentenvisum ausreisen, können zusätzlich Angaben zum Vormund oder zur für die Unterkunft verantwortlichen Person verlangt werden. Da diese Dokumente im Zielland ausgestellt werden, entsteht eine Richtung, in der nicht das Türkische, sondern die Zielsprache beherrscht werden muss; solche Fälle, in denen die Akte eine Übersetzung in beide Richtungen erfordert, sollten von Anfang an eingeplant werden.

Eine letzte Erinnerung: Die Namensschreibweise in den Dokumenten des Kindes wird an die Form im eigenen Pass des Kindes angeglichen; die Schreibweise im Pass des Elternteils ist nicht maßgeblich. Unterschiedliche Schreibweisen innerhalb einer Familie kommen häufiger vor als angenommen, und dies ist meist die erste Unstimmigkeit, die in der Akte auffällt.

Den Zeitplan rückwärts aufbauen

1. Nehmen Sie den Termin als feste Größe an und planen Sie rückwärts.
2. Laden Sie die aktuelle Liste der Vertretung herunter und notieren Sie deren Datum.
3. Notieren Sie zu jedem Dokument, „wo es zu beschaffen ist“ und „wie lange es dauert“; das langsamste Dokument bestimmt den Zeitplan.
4. Lassen Sie Dokumente mit Aktualitätsanforderung zuletzt; ein früh beschafftes Dokument kann am Termintag als veraltet gelten.
5. Markieren Sie Dokumente, die eine Beglaubigungsstufe brauchen, und räumen Sie dafür zusätzliche Zeit ein.
6. Lassen Sie die Übersetzungen erst nach Vollständigkeit der Dokumente in einem Zug anfertigen.
7. Prüfen Sie die Akte vor dem Termin Punkt für Punkt anhand der Liste.

Häufige Fehler

• Eine veraltete Liste verwenden. Die Liste einer bekannten Person, die vor einem Jahr einen Antrag gestellt hat, kann heute nicht mehr gelten.
• Die Namensschreibweise ändern. Der Name in der Übersetzung muss mit der Schreibweise in der maschinenlesbaren Zone des Passes übereinstimmen; andernfalls wirken die Dokumente, als gehörten sie verschiedenen Personen.
• Dokumente zu früh beschaffen. Bei Dokumenten mit Aktualitätsanforderung ist Eile ein Nachteil.
• Die Einverständniserklärung vergessen. Bei Anträgen für minderjährige Kinder wird dieses Dokument meist gesondert und beglaubigt verlangt.
• Nur eine Ausfertigung vorbereiten. Bei Anträgen in mehreren Ländern behält jede Vertretung ihre eigene Ausfertigung ein.
• Die Übersetzung auf den letzten Tag verschieben. Bei beglaubigungspflichtigen Dokumenten ist das die riskanteste Entscheidung.

Was ändert sich bei einer Ablehnung?

Fällt der Antrag negativ aus, kann bei einem zweiten Antrag ein Großteil der Dokumente erneuert werden müssen, denn die Aktualitätsanforderung der meisten Dokumente wird nach dem neuen Termindatum neu berechnet. Die Übersetzungen werden in diesem Fall nicht vollständig neu erstellt, sondern nur für die erneuerten Dokumente wiederholt. Deshalb ist es ein praktischer Vorteil, die Übersetzungen und Terminologieentscheidungen der ersten Akte aufzubewahren.

Wenn Sie uns Ihre Akte als Ganzes über das Angebotsformular übermitteln, markieren wir, welches Dokument welche Stufe braucht, und erstellen daraus einen rückwärts geplanten Zeitplan.

Diese Seite dient der allgemeinen Information; Übersetzungs-, Beglaubigungs- und Lieferbedingungen können je nach Dokumentart abweichen. Da sich die Praxis ändern kann, richten Sie sich nach der zum Zeitpunkt der Antragstellung geltenden Anforderung.