Übersetzung des Unterschriftenverzeichnisses

Die Verwendung des Dokuments im Ausland stellt sich immer dann, wenn das Unternehmen jenseits der Grenze eine Verpflichtung eingeht. Beim Eröffnen eines Kontos bei einer ausländischen Bank, bei der Teilnahme an einer Ausschreibung oder beim Abschluss eines internationalen Vertrags möchte die Gegenseite sehen, dass die unterzeichnende Person tatsächlich befugt ist. Diese Sicherheit entsteht allein über die Übersetzung des Unterschriftenverzeichnisses.

Im Inland genügt das Unterschriftenverzeichnis meist in seiner türkischen Urfassung; der Übersetzungsbedarf entsteht, sobald das Dokument die Grenze überschreitet. Nimmt ein türkisches Unternehmen im Ausland an einer Ausschreibung teil, eröffnet es ein Konto oder unterzeichnet es einen Vertrag, lässt es sein Verzeichnis in die Zielsprache übersetzen; für den Vorgang eines ausländischen Unternehmens in Türkiye wird umgekehrt das entsprechende Vertretungsdokument aus dessen Land ins Türkische übertragen. In welcher Richtung auch immer – das Dokument wird übersetzt, damit die Gegenseite die Unterschriftsbefugnis versteht. Der Verwendungsort bestimmt zugleich die Beglaubigungsstufe: Während ein ins Ausland gehendes Verzeichnis in die Apostille-Kette eintritt, kommen manche Vorgänge mit einer beglaubigten Übersetzung aus. Deshalb wird vor Beginn der Übersetzung geklärt, wohin und für welchen Vorgang das Dokument geht.

Vertretungsbefugnis: einzeln oder gemeinsam?

Die kritischste Angabe im Verzeichnis ist, ob die Unterschrift allein oder nur zusammen mit einer weiteren befugten Person gültig ist. Die Einzelunterschrift bedeutet, dass die Person das Unternehmen allein binden kann; die gemeinsame Unterschrift verlangt, dass zwei oder mehr Befugte zusammen unterzeichnen. Geht diese Unterscheidung in der Übersetzung verloren, kann die Gegenseite eine unbefugte Unterschrift für ausreichend halten oder eine ausreichende Unterschrift zurückweisen.

Auch der Umfang der Befugnis kann im Dokument begrenzt sein; es können Befugnisse bis zu einem bestimmten Betrag, für bestimmte Geschäfte oder mit einer bestimmten Laufzeit festgelegt sein. Jede dieser Grenzen hat rechtliche Folgen und wird in der Übersetzung genau erhalten. Eine Vereinfachung wie „ist befugt“ birgt das Risiko, eine begrenzte Befugnis als unbegrenzt darzustellen.

Verbindung zu Handelsregister und Firma

Das Unterschriftenverzeichnis gewinnt seine Bedeutung erst zusammen mit den Handelsregistereinträgen des Unternehmens und der eingetragenen Vertretungsstruktur. Die im Dokument genannte Firma, die Registerangaben und die Verweise auf Organbeschlüsse müssen in der Übersetzung konsistent sein. Die Firma frei zu übersetzen, ist ein verbreiteter Fehler; die Firma ist eine Identität und wird unverändert übernommen, bei Bedarf mit einer Erläuterung.

Das Verzeichnis geht meist nicht allein auf die Reise; es gelangt zusammen mit der Tätigkeitsbescheinigung, den Handelsregistereinträgen und der Satzung des Unternehmens in derselben Akte ins Ausland. Zwischen diesen Dokumenten müssen Firma, Kapitalangabe und die Namen der Befugten übereinstimmen. Eine in einem Dokument abweichend geschriebene Firma schwächt den Eindruck, dass die ganze Akte zu demselben Unternehmen gehört.

Die Frage der Aktualität

Am häufigsten übersehen wird beim Unterschriftenverzeichnis seine Aktualität. Ändern sich die Geschäftsführung, die Befugten oder die Vertretungsform des Unternehmens, verliert das alte Verzeichnis seine Gültigkeit und es wird ein neues erstellt. Wird im Ausland ein Verzeichnis mit altem Datum vorgelegt, kann die Gegenseite ein aktuelles Dokument verlangen; deshalb sollte mit einem Verzeichnis gearbeitet werden, dessen Datum nahe am Datum des Vorgangs liegt.

Das Ausstellungsdatum, die Angaben zum Notar und die Journalnummer werden in der Übersetzung unverändert erhalten. Diese Angaben zeigen, welche Vertretungsstruktur das Verzeichnis zu welchem Zeitpunkt wiedergibt. Wird das Datum oder die Angabe zum Notar ausgelassen, lässt sich nicht mehr beurteilen, ob das Dokument aktuell ist.

Beglaubigungsstufe und Apostille

Da das Unterschriftenverzeichnis eine notarielle Urkunde ist, wird die für die Verwendung im Ausland erforderliche Apostille nicht von der Provinzverwaltung, sondern vom zuständigen Vorsitz der Justizkommission erteilt. Diese Unterscheidung gilt ebenso für andere notarielle Urkunden wie Verträge und Vollmachten und wird häufig verwechselt. Nach der Apostille wird das Dokument von einem vereidigten Übersetzer in die Zielsprache übersetzt; manche Vorgänge verlangen zusätzlich eine notariell beglaubigte Übersetzung.

Sein Platz in Ausschreibungs- und Bankakten im Ausland

Das Unterschriftenverzeichnis ist gleichsam die Ausweisseite einer Unternehmensakte; bei Vorgängen wie der Teilnahme an einer Ausschreibung, der Kontoeröffnung bei einer ausländischen Bank und der Gründung einer Niederlassung gehört es zu den zuerst verlangten Dokumenten. Die Gegenseite prüft mit diesem Dokument die Befugnis der Person, die den Vertrag oder den Antrag unterzeichnet. Fehlt das Verzeichnis oder ist es nicht aktuell, kommt der Vorgang nicht voran und der Antrag wird ausgesetzt, wie ordentlich der Rest der Akte auch sein mag.

In diesen Akten wird das Verzeichnis nicht allein, sondern zusammen mit den Gründungs- und Tätigkeitsunterlagen des Unternehmens bewertet. Es wird erwartet, dass die Funktion der befugten Person im Verzeichnis mit ihrer Funktion in den übrigen Dokumenten übereinstimmt. Wird diese Verbindung in der Übersetzung gewahrt, gerät die Gegenseite beim Hin- und Herblättern zwischen den Dokumenten nicht ins Zweifeln, und die Akte lässt sich als Ganzes lesen.

Nicht mit der Vollmacht zu verwechseln

Unterschriftenverzeichnis und Vollmacht werden häufig verwechselt, dabei haben sie unterschiedliche Funktionen. Das Verzeichnis zeigt die von den Organen des Unternehmens festgelegte Vertretungsbefugnis und die Unterschriftsprobe; die Vollmacht erteilt einer bestimmten Person für bestimmte Geschäfte eine Befugnis. Von Anfang an zu wissen, welches von beiden bei einem Vorgang verlangt wird, verhindert, dass das falsche Dokument übersetzt und Zeit verloren wird.

Beide Dokumente liegen mitunter gemeinsam in derselben Akte; so kann die zur Vertretung des Unternehmens befugte Person eine andere Person bevollmächtigen. In solchen Fällen sind sowohl das Verzeichnis als auch die Vollmacht zu übersetzen, und es wird verlangt, dass die Befugnisbeschreibungen in beiden miteinander im Einklang stehen. Ein Bruch in der Befugniskette macht die Grundlage des Vorgangs fraglich.

Häufige Fehler beim Unterschriftenverzeichnis

• Die Unterscheidung zwischen Einzel- und gemeinsamer Unterschrift in der Übersetzung unklar zu lassen.
• Die Firma zu übersetzen und damit die Identität des Dokuments zu zerstören.
• Die Befugnisgrenzen auf eine allgemeine Formulierung wie „ist befugt“ zu reduzieren.
• Ein Verzeichnis mit altem Datum zu verwenden, obwohl die Geschäftsführung gewechselt hat.
• Für eine notarielle Urkunde die Apostille bei der Provinzverwaltung zu beantragen.

Bereiten wir Ihre Unternehmensdokumente gemeinsam vor

Das Unterschriftenverzeichnis geht meist zusammen mit der Satzung, der Tätigkeitsbescheinigung und den Registereinträgen des Unternehmens in derselben Akte ins Ausland; die Übereinstimmung der Angaben zu Firma und Befugnis zwischen diesen Dokumenten ist wichtig. Sobald Sie uns Ihre Unterlagen übermitteln, planen wir die Beglaubigungskette und die Terminologiekonsistenz gemeinsam. Unseren Leistungsumfang finden Sie auf der Seite zu den Übersetzungsleistungen, die übrigen einschlägigen Dokumente in unserem Dokumentenratgeber; Ihre Akte können Sie uns über das Angebotsformular senden.

Diese Seite dient der Information; Dokumentform und Beglaubigungskette unterscheiden sich je nach dem Land, in dem der Vorgang durchgeführt wird. Am sichersten ist es, vor Beginn des Vorgangs eine schriftliche Bestätigung der zuständigen Abteilung einzuholen.