Übersetzung von Visumsunterlagen

Deshalb entsteht der häufigste Verlust bei Visumsakten nicht durch eine falsche Übersetzung, sondern durch eine fehlende oder formal falsche Übersetzung. Dass der Termin feststeht, die Vorbereitungszeit dagegen veränderlich ist, vergrößert dieses Risiko zusätzlich.

Welche Dokumente werden übersetzt, welche nicht?

Die Konsulate verlangen in der Regel drei Gruppen von Dokumenten: Personenstands- und Identitätsnachweise, Nachweise über Einkommen und Beschäftigung sowie Dokumente, die den Zweck der Reise belegen. Welche davon zu übersetzen sind, unterscheidet sich je nach Vertretung. Manche Vertretungen setzen ihre eigene Amtssprache voraus, andere akzeptieren Englisch; wieder andere verlangen bei rein numerischen Unterlagen wie Kontoauszügen keine Übersetzung.

Zweck des Antrags	Wichtigste Dokumente	Kritischer Punkt in der Übersetzung
Touristisch	Personenstandsregisterauszug, Kontoauszug, Hotel- und Flugbuchung	Genaue Übertragung von Datumsformat und Beträgen
Geschäftlich	Einladungsschreiben, Tätigkeitsbescheinigung, Unterschriftenzirkular, Steuerbescheinigung	Verwendung des Firmennamens in der Schreibweise des Handelsregisters
Studium	Zulassungsschreiben, Diplom, Notenübersicht, Finanzierungsnachweis	Erläuterung der Kursbezeichnungen und des Notensystems
Familienzusammenführung	Heiratsurkunde, Geburtsurkunde, ausführlicher Personenstandsregisterauszug	Vollständige Darstellung der Verwandtschaftsverhältnisse
Arbeit	Arbeitsvertrag, Diplom, Nachweise der beruflichen Qualifikation	Entsprechung von Titel und Aufgabenbeschreibung im Zielland

Die Tabelle ist nur ein Rahmen; die endgültige Liste ist stets das von der Vertretung selbst veröffentlichte Dokument. Welches Land welche Beglaubigungsform erwartet, finden Sie in unserem Länderratgeber, die dokumentbezogenen Einzelheiten in unserem Dokumentenratgeber.

Den Zeitplan rückwärts aufbauen

Bei einer Visumsakte wird vom Termintag rückwärts geplant. Der Termin steht fest; die Beschaffung der Dokumente, ihre Übersetzung und, falls erforderlich, ihre Beglaubigung müssen bis zu diesem Datum fertig sein. Das langsamste Glied der Kette ist meist nicht die Übersetzung, sondern die Beschaffung des Dokuments bei der Behörde: Manche Dokumente werden am selben Tag ausgestellt, andere erfordern einen Antrag.

Das zweite Risiko ist die Anforderung an die Aktualität der Dokumente. Viele Vertretungen verlangen, dass das Dokument neueren Datums ist. Ein zu früh eingeholter Personenstandsregisterauszug kann am Termintag als „alt“ gelten. Deshalb lautet die Reihenfolge: Zuerst steht die Liste fest, dann werden die Dokumente eingeholt, zuletzt wird übersetzt.

Prozessschritte

1. Die von der Vertretung veröffentlichte aktuelle Dokumentenliste wird zusammengestellt und die Zielsprache bestimmt.
2. Die Dokumente werden einzeln zusammengetragen; Datum und Aktualitätsanforderung werden für jedes notiert.
3. Es wird markiert, welches Dokument nur eine Übersetzung, welches eine notarielle Beglaubigung und welches eine Apostille erfordert.
4. Die Übersetzungen werden angefertigt; die Namensschreibung wird an die lateinische Schreibweise im Reisepass angeglichen.
5. Die Akte wird in der von der Vertretung gewünschten Reihenfolge geordnet und die Zuordnung von Original und Übersetzung geprüft.
6. Letzte Kontrolle vor dem Termin: Es wird auf fehlende Seiten, nicht unterschriebene Dokumente und abgelaufene Unterlagen durchgesehen.

Qualitätssicherung: Namensschreibung und Datumsformat

Der erste Punkt der Qualitätskontrolle bei Visumsakten ist die Namensschreibung. Wie Namen mit türkischen Sonderzeichen in der Zielsprache geschrieben werden, ist keine beliebige Entscheidung; maßgeblich ist die Schreibweise in der maschinenlesbaren Zone des Reisepasses. Andernfalls kann der Mitarbeiter nicht überprüfen, dass zwei Dokumente derselben Person gehören.

Der zweite Punkt ist das Datumsformat. Die Reihenfolge von Tag, Monat und Jahr richtet sich nach der Konvention der Zielsprache, und bei dieser Umstellung ist ein Fehllesen des Datums im Ausgangsdokument ein reales Risiko. Der dritte Punkt sind die Beträge: Währungszeichen, Tausendertrennzeichen und Dezimalzeichen werden an die Zielsprache angepasst, die Zahl selbst ändert sich dabei niemals.

Der vierte Punkt sind die Namen von Institutionen und Titeln. Der Name eines Ministeriums, einer Universität oder einer Behörde wird, sofern die Institution selbst eine offizielle fremdsprachige Entsprechung verwendet, in dieser Form übertragen. Eine freie Übersetzung erschwert es dem Mitarbeiter, die Institution zu erkennen, und verlängert die Prüfdauer der Akte.

Die innere Stimmigkeit der Akte

Eine Visumsakte ist kein einzelnes Dokument, sondern eine Menge von Dokumenten, die einander stützen. Der Konsulatsmitarbeiter liest die Dokumente nicht einzeln, sondern im Vergleich miteinander. Deshalb kann die innere Stimmigkeit der Akte sogar wichtiger sein als die Qualität der einzelnen Übersetzungen.

Typische Stellen für Unstimmigkeiten sind: Die Daten in der Einladung stimmen nicht mit den Daten der Flugbuchung überein, die Dauer im Urlaubsschreiben des Arbeitgebers ist kürzer als die Reisedauer, der Titel im Einkommensnachweis weicht vom Titel im Vertrag ab. Nichts davon ist ein Übersetzungsfehler; die Übersetzungsphase ist jedoch der letzte Punkt, an dem diese Unstimmigkeiten bemerkt werden können.

Ein guter Übersetzungsprozess meldet diese Abweichungen. Ein Team, das die Dokumente als Ganzes bearbeitet, kann Unstimmigkeiten bei Daten und Namen erkennen und dem Antragsteller mitteilen. Die Dokumente einzeln und zu verschiedenen Zeitpunkten übersetzen zu lassen, nimmt einem diese kostenlose Kontrollmöglichkeit.

Eine zusätzliche Ebene bei Studien- und Arbeitsakten

Bei touristischen Anträgen ist die Übersetzung meist der letzte Schritt. Bei Studien- und Arbeitsanträgen steht hinter der Übersetzung dagegen ein zweiter Prozess: die Anerkennung des Diploms im Zielland. Dieser Prozess läuft unabhängig von der Visumsakte, erfordert einen Antrag bei einer anderen Stelle und dauert meist deutlich länger.

Deshalb muss die Planung bei diesen beiden Antragsarten nicht vom Visumstermin, sondern vom Anerkennungsantrag aus rückwärts aufgebaut werden. Werden auch die Kursinhalte verlangt, übersteigt der zu übersetzende Umfang den eines einzelnen Diploms bei Weitem, und der Zeitplan muss entsprechend angepasst werden.

Bei Arbeitsanträgen sind die Nachweise der beruflichen Qualifikation wiederum ein eigenes Kapitel. In reglementierten Berufen wie Gesundheit, Ingenieurwesen, Recht und Bildung verleiht die Übersetzung des Diploms nicht das Recht zur Berufsausübung; die Berufsorganisation des Ziellandes führt ein eigenes Anerkennungsverfahren durch. Die Visumsakte tritt nicht an die Stelle dieses Verfahrens und wird meist vor ihm abgeschlossen. Den Unterschied dieser beiden Verfahren von Anfang an zu sehen, ist die Voraussetzung für einen realistischen Zeitplan.

Bei Anträgen auf langfristigen Aufenthalt und Niederlassung geht die Akte auch nach der Visumsphase weiter. Nach der Ankunft im Land können für Aufenthalt, Gesundheitsregistrierung, Schulanmeldung und Bankgeschäfte neue Exemplare derselben Dokumente verlangt werden. Deshalb ist es bei der Vorbereitung der Visumsakte eine verbreitete und treffende Entscheidung, die nach der Ankunft benötigten Exemplare gleich mit erstellen zu lassen.

Was bestimmt den Preis?

Der erste Faktor, der die Kosten einer Visumsakte bestimmt, ist die Zahl der Dokumente; denn jedes Dokument bildet eine eigene Mindesteinheit. Der zweite ist die Beglaubigungsebene: Zwischen einer reinen Übersetzung und einer notariell beglaubigten Übersetzung besteht ein erheblicher Unterschied. Der dritte ist der Zeitplan; Akten, bei denen bis zum Termin nur noch sehr wenig Zeit bleibt, werden in den vorrangigen Arbeitsablauf aufgenommen.

Wenn Sie Ihre Akte vollständig auf einmal übermitteln, werden die Gesamtkosten dank der wiederkehrenden Passagen zwischen den Dokumenten besser vorhersehbar als bei stückweiser Übersendung. Die aktuellen Spannen finden Sie auf der Preisseite, Ihre Akte können Sie über das Angebotsformular übermitteln.

Häufige Situationen

• Aus dem Internet heruntergeladene Liste. In Foren geteilte Dokumentenlisten sind meist veraltet. Die einzige verlässliche Quelle ist die eigene Bekanntmachung der Vertretung.
• Wiederholung eines abgelehnten Antrags. Beim zweiten Antrag kann es erforderlich sein, die Dokumente erneut einzuholen; alte Übersetzungen können an der Aktualitätsanforderung scheitern.
• Akten von Begleitpersonen und Kindern. Für Minderjährige ist die Einverständniserklärung ein eigenes Dokument und erfordert meist eine notariell beglaubigte Übersetzung.
• Reise in mehrere Länder. Bei Anträgen für mehrere Länder behält jede Vertretung ihr eigenes Exemplar ein; die Zahl der Exemplare muss von Anfang an geplant werden.

Dieser Inhalt gibt den allgemeinen Rahmen wieder; vorgangsspezifische Einzelheiten können abweichen. Wir empfehlen, die geltende Praxis der amtlichen Bekanntmachung zu entnehmen.