Übersetzung von Diplom und Notenspiegel

Ausgestellt werden die Unterlagen vom Studierendensekretariat der Hochschule, in der Sekundarstufe von der zuständigen Direktion und der Schulleitung. In den letzten Jahren haben viele Einrichtungen begonnen, Fassungen mit elektronischer Signatur und QR-Code auszugeben; das ist für die Überprüfbarkeit von Vorteil, bringt in der Übersetzung aber zusätzliche Verantwortung mit sich.

Umrechnung des Notensystems: die kritischste technische Frage

In Türkiye wird im Hochschulbereich überwiegend eine Skala bis 4 verwendet, in der Sekundarstufe eine Skala bis 100; Buchstabennoten (AA, BA, BB …) und ihre Zahlenwerte können sich von Einrichtung zu Einrichtung unterscheiden. Die Skalen der Zielländer sind ganz anders: In Deutschland ist 1 die beste und 5 die nicht bestandene Note; das Vereinigte Königreich arbeitet mit einer Einstufungslogik; die USA verwenden einen GPA auf Vierer-Basis, dessen Buchstabenbereiche jedoch abweichen.

Die goldene Regel lautet hier: Der Übersetzer rechnet Noten nicht um. Aufgabe des Übersetzers ist es, die im Dokument stehende Note und die Skalenerläuterung der ausstellenden Einrichtung vollständig in die Zielsprache zu übertragen. Die Note auf die Skala des Ziellandes umzurechnen, liegt in der Zuständigkeit der für die Anerkennung zuständigen Stelle. Eine vom Übersetzer in guter Absicht vorgenommene Umrechnung macht aus dem Dokument eine Verfälschung und bringt die Akte in Gefahr.

Deshalb dürfen die Skalenerläuterung auf der Rückseite oder im unteren Teil des Notenspiegels, die Fußnoten der Tabelle und der Vermerk „Bestehensnote“ niemals übergangen werden. Genau dieses Feld ist das Einzige, was die prüfende Stelle braucht, um die Umrechnung vornehmen zu können.

Auch das Dezimaltrennzeichen ist eine stille Falle. Im türkischen Dokument wird der Gesamtdurchschnitt mit Komma als „3,42“ geschrieben; eine englischsprachige prüfende Person kann dieselbe Ziffernfolge für eine Tausendertrennung halten oder zögert, weil sie die Schreibweise mit Punkt gewohnt ist. Deshalb müssen die Zahlenfelder in der Schreibkonvention der Zielsprache wiedergegeben werden – ohne dass sich der Wert ändert.

Lesbarkeit der Kursbezeichnungen für die Anerkennungsstelle

Im Notenspiegel stehen die Kursbezeichnungen meist in abgekürzter Form: „Mat II“, „Genel Fiz. Lab.“, „MTP 302“. Innerhalb des Studiengangs in Türkiye versteht jeder diese Abkürzungen; für eine ausländische Fachkraft der Anerkennungsstelle sind es sinnlose Zeichenfolgen. Eine gute Übersetzung löst die Abkürzung auf und behält bei Bedarf den Kurscode bei.

Der zweite Punkt ist die richtige Wahl der Fachterminologie. Heißt „İşletme“ Betriebswirtschaft oder Management, ist „Mühendislik Fakültesi Bilgisayar Mühendisliği“ Informatik oder Informationstechnik – solche Entscheidungen wirken sich unmittelbar darauf aus, welcher Entsprechung die Gegenstelle die Lehrveranstaltung in ihrem eigenen Curriculum zuordnet. Je wiedererkennbarer die Kursbezeichnung ist, desto reibungsloser verläuft die Anrechnung der Kreditpunkte.

Sind die ECTS-Punkte (AKTS) als eigene Spalte ausgewiesen, werden sie unbedingt beibehalten; die Einrichtungen in Europa achten mehr auf ECTS als auf lokale Kreditpunkte. Werden die Spalten für Kreditpunkte und Stunden vermischt, kann der Arbeitsaufwand der studierenden Person geringer erscheinen, als er tatsächlich war.

Auch die Struktur des Notenspiegels ist zu bewahren. Semesterüberschriften, wiederholte Lehrveranstaltungen, Anrechnungsvermerke, im Rahmen eines Hochschulwechsels übernommene Lehrveranstaltungen und Semesterdurchschnitte bilden die Lesart des Dokuments. Eine Übersetzung, die die Spalten zu einer schlichten Liste zusammenfasst, verlangsamt das Prüfverfahren selbst dann, wenn sie fachlich vollständig ist; die Fachkraft möchte dieselben Angaben nebeneinander sehen wie im Original.

Diplom und Abschlussbescheinigung sind nicht dasselbe

Die vorläufige Abschlussbescheinigung, die man in Erwartung der Abschlussfeier erhält, tritt nicht an die Stelle des Diploms; meist ist auf ihr eine Gültigkeitsdauer vermerkt. Manche ausländischen Hochschulen bearbeiten dieses Dokument im Rahmen einer bedingten Zulassung, andere akzeptieren es überhaupt nicht. Das Diploma Supplement wiederum ist ein eigenes Dokument, das Inhalt, Dauer und Niveau des Studiengangs beschreibt, und wird bei Bewerbungen in Europa häufig verlangt.

Bei Anerkennungsanträgen wird häufig ein viertes Dokument verlangt: die Kursbeschreibungen, also das Curriculum. Dabei handelt es sich um eine oft dutzende Seiten starke Unterlage, die zu jeder Lehrveranstaltung des Notenspiegels die wöchentlichen Themen und die Literaturliste enthält. Wegen ihres Umfangs denkt man meist zuletzt daran; dabei kann die Anerkennungsstelle ohne diese Unterlage nicht über die berufliche Gleichwertigkeit entscheiden, und das Verfahren wird ausgesetzt.

In der Sekundarstufe kommt es darauf an, neben dem Diplom auch die Schulform korrekt wiederzugeben. Anadolu-Gymnasium, Berufsschule, İmam-Hatip-Schule und naturwissenschaftliches Gymnasium sind unterschiedliche Bildungsgänge; sie alle mit einer einzigen allgemeinen Entsprechung wiederzugeben, macht das Gewicht der absolvierten Ausbildung unsichtbar. Schulform, Abschlussfachrichtung und – sofern vorhanden – die Angabe zu Fachbereich und Fachrichtung sind jeweils gesondert zu erhalten.

Original, beglaubigte Abschrift und Scan

Vom Diplom gibt es nur ein Original, und sein Verlust lässt sich kaum ausgleichen; deshalb sollte das Original an keine Stelle verschickt werden. Stattdessen wird eine von der Hochschule beglaubigte Abschrift oder eine notariell beglaubigte Ausfertigung verwendet. Auch die Übersetzung stützt sich auf diese Abschrift, und in der Übersetzung wird ausdrücklich angegeben, ob es sich um das Original oder um eine beglaubigte Abschrift handelt.

Bei eingescannten Kopien ist die Auflösung eine Qualitätsfrage für sich. Prägestempel, Kurscodes in kleiner Schrift und handschriftlich eingetragene Korrekturen werden in einem Scan mit geringer Auflösung unleserlich. Ein unleserlicher Bereich muss in der Übersetzung als „unleserlich“ gekennzeichnet werden, und dieser Vermerk hinterlässt bei der Gegenstelle ein Fragezeichen. Ein guter Scan erleichtert alle weiteren Schritte.

Beglaubigungsstufe und Unterschiede zwischen den Ländern

Bildungsdokumente gelten als Verwaltungsurkunden, und die Apostille wird von der Provinzverwaltung oder der Kreisverwaltung erteilt. Bei der großen Mehrheit der Hochschulbewerbungen im Ausland werden notariell beglaubigte Übersetzung und Apostille zusammen verlangt; lediglich in der Zulassungsphase geben sich manche Hochschulen mit einer eingescannten beglaubigten Übersetzung zufrieden und verlangen das Original erst bei der Einschreibung.

Die Unterschiede zwischen den Ländern sind hier sehr deutlich. In Deutschland ist bei der Anerkennungsbewertung die Einstufung in der Datenbank anabin ausschlaggebend; ebenso wichtig wie die Übersetzung ist die Position Ihrer Einrichtung in dieser Übersicht. In den USA gibt es kein System vereidigter Übersetzer, die Anerkennung wird jedoch von einer gesonderten Stelle wie WES oder ECE erteilt, und diese Stellen können das Dokument im verschlossenen Umschlag direkt von der Hochschule anfordern. In Italien wiederum ist zusätzlich zur Übersetzung die beim Konsulat eingeholte Wertigkeitserklärung (Dichiarazione di valore) meist Voraussetzung. Einzelheiten finden Sie auf unserer Länderseite.

Häufige Fehler bei diesen Dokumenten

• Den Notendurchschnitt in die Skala des Ziellandes zu „übersetzen“. Das ist keine Übersetzung, sondern eine Bewertung, und nicht Aufgabe des Übersetzers.
• Die Skalenerläuterung, die Fußnoten und die Rückseite nicht zu übersetzen.
• Universitäts- und Fakultätsnamen frei zu übersetzen. Hat die Einrichtung einen eigenen offiziellen fremdsprachigen Namen, ist dieser zu verwenden.
• Den Namen im Diplom anders zu schreiben als im Reisepass; in Anerkennungsakten kann allein dieser Unterschied das Verfahren um Monate verlängern.
• Bei einem Dokument mit QR-Code und elektronischer Signatur die Prüfadresse und den Code nicht in die Übersetzung zu übernehmen.
• Das Diplom eines Doppel- oder Nebenfachstudiums zu vergessen und nur das Hauptdiplom übersetzen zu lassen.

Verpassen Sie Ihren Bewerbungstermin nicht

Bei Bildungsbewerbungen sind die Fristen streng, und der Schritt mit der Apostille wird häufig nicht eingeplant. Wenn Sie uns Diplom und Notenspiegel eingescannt zusenden, sehen wir gemeinsam durch, welche Beglaubigungsstufen nötig sind, in welche Sprache übersetzt werden muss und ob in Ihrer Akte Unterlagen fehlen. Die Sprachoptionen finden Sie auf unserer Sprachenseite, unsere Arbeitsgrundsätze auf unserer Preisseite; Ihre Unterlagen können Sie uns über das Angebotsformular zusenden.

Diese Seite dient der Information; Dokumentform und Beglaubigungskette unterscheiden sich je nach dem Land, in dem der Vorgang durchgeführt wird. Wir empfehlen Ihnen, den aktuellen Stand bei der ausführenden Stelle zu erfragen.