Anwaltskanzleien

Diese beiden Bedingungen zusammen bestimmen, wie der Übersetzungsdienstleister ausgewählt wird. Gesucht ist nicht der niedrigste Einheitspreis, sondern eine vorhersehbare Lieferung und ein klar definiertes Vertraulichkeitsregime.

Typischer Dokumentensatz

Aufträge aus Anwaltskanzleien lassen sich in vier Gruppen fassen. Die erste sind Unterlagen, die zur Akte eingereicht werden; bei ihnen muss die Übersetzung beglaubigt und meist zusätzlich notariell beglaubigt sein. Die zweite ist die Korrespondenz mit der Mandantschaft und der Gegenseite; hier steht die Geschwindigkeit im Vordergrund, eine Beglaubigung wird nicht verlangt. Die dritte sind Vertragsverhandlungen, die vierte Vollmachten und Firmenunterlagen für einen Vorgang im Ausland.

Dokument	Verwendung	Beglaubigungsebene	Zeitdruck
Klageschrift und Anlagen	Gerichtsakte	Beglaubigt, meist notariell beglaubigt	Hoch, an eine Verfahrensfrist gebunden
Ausländisches Gerichtsurteil	Anerkennung und Vollstreckung	Beglaubigt, notariell beglaubigt, Apostille	Mittel
Beweisunterlagen und Korrespondenz	Einreichung zur Akte	Wechselnd	Hoch
Vollmacht	Vorgang im Ausland	Notariell beglaubigt, meist Apostille	Mittel
Vertragsentwürfe	Verhandlung	In der Regel keine	Wechselnd
Schiedsverfahrensakte	Internationaler Rechtsstreit	Je nach Verfahrensordnung	Hoch, umfangreich

Welches Dokument aus diesem Satz bis zu welcher Ebene beglaubigt wird, behandeln wir in unserem Dokumentenratgeber, und in welchem Land ausländische Urteile in welcher Form anerkannt werden, im Länderratgeber.

Wo konzentriert sich das Terminologierisiko?

In der Rechtsübersetzung sammelt sich das Risiko nicht bei unbekannten Wörtern, sondern bei Wörtern, die man zu kennen glaubt. Dass es im Zielsystem eine Einrichtung mit ähnlichem Namen gibt, bedeutet nicht, dass diese Einrichtung dieselbe Funktion erfüllt. Die nächstliegende Entsprechung eines Begriffs aus dem kontinentaleuropäischen System in einem fallrechtlich geprägten System kann im Umfang weiter oder enger sein.

Der zweite Risikobereich sind Fristen- und Bedingungssätze. Der Unterschied zwischen „auf Verlangen“ und „unverzüglich auf Verlangen“ verschiebt in einem Vertrag den Zeitpunkt, in dem die Verpflichtung entsteht. Der dritte Bereich sind Verneinungskonstruktionen: Der Verlust der Richtung bei ineinander verschachtelten negativen Bedingungen ist der häufigste schwere Übersetzungsfehler in Rechtstexten.

Die praktische Lösung ist eine aktenbezogene Terminologieliste. Die von der Kanzlei bevorzugten Entsprechungen werden einmal festgelegt und in den folgenden Akten beibehalten. Das bringt sowohl Konsistenz als auch eine Ersparnis bei der Prüfzeit.

Vertraulichkeits- und Compliance-Anforderungen

Die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht bildet eine Kette, die sich auf alle erstreckt, die die Akte zu sehen bekommen. Der Übersetzungsdienstleister ist ein Glied dieser Kette, und der Umfang der Pflicht muss vertraglich ausdrücklich festgelegt werden. Die Mindesterwartung besteht aus diesen vier Punkten: eine schriftliche Vertraulichkeitsverpflichtung, die Begrenzung des Personenkreises mit Zugriff auf die Akte, die Festlegung von Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen für die Akte sowie die vorherige Anzeige des Einsatzes von Unterauftragnehmern.

Die Dimension personenbezogener Daten ist gesondert zu bewerten. Gerichtsakten können Daten zu Gesundheit, Strafsachen und Familienleben enthalten. Bei solchen Akten unterliegt ebenso der Prüfung, wo die Daten verarbeitet und über welchen Kanal sie übermittelt werden, wie die Qualität der Übersetzung selbst. Der Austausch der Akte sollte nicht über den E-Mail-Anhang, sondern über einen Kanal mit nachvollziehbarem Zugriff erfolgen.

Auch der Interessenkonflikt gehört zu diesem Thema. Dass derselbe Übersetzungsdienstleister in einem Rechtsstreit für beide Seiten arbeitet, ist für Anwaltskanzleien nicht hinnehmbar. Wird dieser Fall in Rahmenverträgen an eine Anzeigepflicht geknüpft, wird eine später mögliche Auseinandersetzung von vornherein vermieden.

Kapazität und Aufteilungsentscheidung bei eiligen Akten

Das häufigste operative Problem von Anwaltskanzleien sind Fälle, in denen eine umfangreiche Akte in kurzer Zeit übersetzt werden muss. Dann reicht die Kapazität eines einzelnen Übersetzers nicht aus, und die Akte wird aufgeteilt. Die Aufteilung verkürzt die Dauer, schafft aber zwei Risiken: Terminologieinkonsistenz und Kontextverlust.

Der Weg, dieses Risiko zu steuern, ist bekannt. Vor Arbeitsbeginn wird eine Terminologieliste erstellt und mit dem gesamten Team geteilt; die Aufteilung erfolgt nach inhaltlicher Zusammengehörigkeit, nicht nach Seitenzahl; die Schlussredaktion nimmt eine einzige Person am gesamten Text vor. Werden diese drei Regeln befolgt, liest sich eine aufgeteilte Akte, als stamme sie aus einer Hand.

Ein weiterer praktischer Punkt ist die Frage, welcher Teil der Akte wirklich übersetzt werden muss. In manchen großen Beweisakten hat nicht jede Seite dasselbe Gewicht. Zunächst mit einer überblickenden Sichtübersetzung zu bestimmen, welche Unterlagen kritisch sind, und dann nur diese vollständig übersetzen zu lassen, bringt sowohl bei der Dauer als auch bei den Kosten einen deutlichen Gewinn.

Auch der Bedarf an Dolmetschen entsteht in dieser Branche

Der Bedarf von Anwaltskanzleien bleibt nicht immer auf schriftliche Unterlagen beschränkt. Verhandlungen mit ausländischer Beteiligung, Zeugengespräche, notarielle Vorgänge und Gerichtstermine erfordern Dolmetschen. Diese Leistung verlangt eine völlig andere Vorbereitungsdisziplin als die schriftliche Übersetzung: Die dolmetschende Person muss vor dem Termin mit der Terminologie der Akte vertraut gemacht werden.

Unvorbereitetes Dolmetschen gerät in einem juristischen Gespräch in den kritischsten Momenten ins Stocken. Deshalb werden in gut funktionierenden Rahmenkonstruktionen auch Dolmetschanfragen an dieselbe Terminologiedatenbank angebunden und nach Möglichkeit von dem Team abgedeckt, das die Akte auch schriftlich übersetzt.

Die zweite Regel beim Dolmetschen ist die Rollengrenze. Die dolmetschende Person ergreift keine Partei, fasst nicht zusammen und nimmt keine rechtliche Auslegung vor. Die Einhaltung dieser Grenze verhindert, dass das im Gespräch Gesagte später zum Streitpunkt wird. Soll der Termin aufgezeichnet werden, wird erwartet, dass die dolmetschende Person dies vorab weiß und von Anfang an klargestellt ist, dass die Transkription der Aufzeichnung eine gesonderte Leistung darstellt.

Zusammenarbeitsmodell: projektbezogen oder Rahmenvertrag?

Für Anwaltskanzleien funktionieren zwei Modelle. Das projektbezogene Modell eignet sich für einzelne Akten, die in unregelmäßigen Abständen eingehen; jeder Auftrag läuft über ein eigenes Angebot. Das Rahmenmodell ist für Kanzleien mit regelmäßigem Arbeitsfluss gedacht: Einheitspreise, Lieferfristen, Vertraulichkeitsbedingungen und das Verfahren für Eilaufträge werden einmal festgelegt, danach wird nicht für jede Akte neu verhandelt.

Der eigentliche Gewinn des Rahmenmodells ist nicht der Preis, sondern die Zeit. Bei einer Akte, in der die Verfahrensfrist knapp ist, ist der Wegfall der Wartezeit auf ein Angebot meist wertvoller als der Unterschied im Einheitspreis. Zudem werden die Terminologieentscheidungen der Kanzlei dauerhaft, und dieselben Entscheidungen müssen nicht bei jeder neuen Akte erneut getroffen werden.

In der Praxis wird auch eine Mischung aus beiden Modellen genutzt: Routineaufträge laufen im Rahmenvertrag, ungewöhnlich umfangreiche Schiedsverfahrensakten dagegen als eigenes Projekt. Unseren Ansatz bei der Preisbildung erläutern wir auf der Preisseite, die Bedingungen der Zusammenarbeit auf Kanzleiebene besprechen wir über das Angebotsformular.

Die Angaben hier dienen der Orientierung; maßgeblich ist die aktuelle Praxis der jeweiligen Stelle. Da sich die Praxis ändern kann, richten Sie sich nach der zum Zeitpunkt der Antragstellung geltenden Bedingung.