Bau und Energie

Das zweite Merkmal der Branche sind schwankende Volumen. In der Ausschreibungsphase werden in wenigen Wochen Tausende von Seiten übersetzt; danach bleibt monatelang nur der Korrespondenzverkehr. Ob ein Dienstleister diese Schwankung auffangen kann, kann entscheidender sein als seine durchschnittliche Qualität.

Dokumentensatz über die Projektlaufzeit

Phase	Dokumente	Volumen	Entscheidende Bedingung
Ausschreibung	Verwaltungs- und technische Leistungsbeschreibung, Angebotsunterlagen, Eignungsnachweise	Sehr hoch, in kurzer Zeit	Der Abgabetermin ist unverrückbar
Vertrag	Hauptvertrag, Anlagen, Garantieerklärungen	Mittel	Terminologiekonsistenz und juristische Genauigkeit
Planung	Berechnungsberichte, Zeichnungsnotizen, Materiallisten	Hoch	Erhalt der Einheiten und Normverweise
Baustelle	Tagesberichte, Arbeitsaufträge, Protokolle	Laufend, kleinteilig	Tempo und Nähe zur Baustellensprache
Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit	Verfahrensanweisungen, Risikobewertungen, Schulungsmaterial	Mittel	Dass die Beschäftigten es wirklich verstehen
Übergabe	Betriebshandbücher, Garantieurkunden, Abnahmeprotokolle	Hoch	Vollständigkeit und Archivierbarkeit

Die Beglaubigungsebene der Eignungs- und Firmenunterlagen, die in behördlichen Vorgängen verwendet werden, ist ein eigenes Thema; diese behandeln wir in unserem Dokumentenratgeber, die Beglaubigungsregime der Zielländer im Länderratgeber.

Terminologierisiko: Baustellensprache und Ausschreibungssprache sind nicht dasselbe

Die eigentümliche Schwierigkeit dieser Branche liegt darin, dass derselbe Begriff in drei verschiedenen Sprachregistern vorkommt. In der Leistungsbeschreibung wird der amtliche Terminus verwendet, im Planungsbericht der ingenieurtechnische, auf der Baustelle die eingebürgerte Entsprechung der Facharbeiter. Reduziert die Übersetzung alles auf einen einzigen Terminus, ist der Text auf der Baustelle unverständlich; verwendet sie für jedes Register einen anderen Terminus, leidet die Konsistenz innerhalb der Akte.

Der richtige Ansatz besteht darin, in der Terminologiedatenbank ein Kontextetikett zu führen: Es wird vorab festgelegt, welche Entsprechung für denselben Begriff in welcher Dokumentart verwendet wird. Der zweite Risikobereich sind Maßeinheiten und Normverweise. Die Nummer einer Norm wird nicht übersetzt, sondern übernommen; ein Toleranzwert wird nicht gerundet.

Der dritte Bereich sind die Klauseln zur Risikoverteilung in Vertragstexten. Eine Verschiebung in den Klauseln zu Verzug, höherer Gewalt, Abschlagszahlungen und Fristverlängerung wirkt sich unmittelbar auf das Budget des Projekts aus. Diese Klauseln sind wie ein Rechtstext zu behandeln und einer gesonderten Prüfung zu unterziehen.

Vertraulichkeit und Compliance

Ausschreibungsunterlagen tragen bis zum Zeitpunkt der Öffnung wettbewerbssensible Informationen: Einheitspreise, Lieferantenlisten, Annahmen zum Bauzeitenplan. Ein Durchsickern dieser Informationen kann nicht nur wirtschaftlichen Schaden verursachen, sondern auch die Wirksamkeit des Ausschreibungsverfahrens in Frage stellen. Dass der Vertrag mit dem Übersetzungsdienstleister eine gesonderte Vertraulichkeitsklausel zu den Ausschreibungsinformationen enthält, ist eine eingeführte Praxis.

Das zweite Compliance-Thema sind die Unterlagen zu Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit. Auf multinationalen Baustellen ist es mehr als eine Dokumentenanforderung, dass die Sicherheitsanweisungen in der Sprache vorliegen, die die Beschäftigten verstehen – es ist eine faktische Notwendigkeit. Maßstab ist bei diesen Texten nicht die terminologische Genauigkeit, sondern das umsetzbare Verständnis der Anweisung; kurze Sätze und eine durch Bilder gestützte Darstellung sind vorzuziehen.

Das dritte Compliance-Thema sind die Unterlagen, die bei Auslandsprojekten den örtlichen Behörden vorzulegen sind. Genehmigungsanträge, Umweltberichte und Eignungsunterlagen werden in die Amtssprache des Ziellandes übersetzt und unterliegen meist dem Beglaubigungsregime dieses Landes. Bei diesen Unterlagen ist die Übersetzung keine rein technische Arbeit mehr, sondern wird zu einem behördlichen Vorgang.

Baustellenkorrespondenz: die unsichtbarste, beständigste Last

Das Übersetzungsbudget von Projekten wird meist nach den Ausschreibungs- und Vertragsphasen geplant; über die Projektlaufzeit entstehen die meisten Seiten jedoch in der Baustellenkorrespondenz. Tagesberichte, Arbeitsaufträge, Protokolle, Änderungsanträge und Verzugsanzeigen – jedes einzelne ist kurz, in der Summe ergeben sie jedoch ein großes Volumen.

Die übersetzerische Schwierigkeit dieser Korrespondenz liegt darin, dass der Kontext nicht im Text selbst steht. Der Satz „Im dritten Block ist dasselbe Problem erneut aufgetreten“ ist für jemanden, der das Projekt nicht kennt, bedeutungslos. Deshalb liefert bei der Baustellenkorrespondenz ein Team mit Kontinuität bessere Ergebnisse als einzeln betrachtet höchstqualifizierte Übersetzer.

Die zweite Schwierigkeit ist die Geschwindigkeit. Eine Verzugsanzeige oder ein Änderungsantrag ist ein Dokument, das vertragliche Folgen auslösen kann, und duldet keinen Aufschub. Deshalb ist es in Projektrahmenverträgen eine eingeführte Praxis, für die Baustellenkorrespondenz eine gesonderte und kurze Lieferzusage zu definieren.

Sprachmanagement in Konsortien und mehrseitigen Projekten

Große Infrastruktur- und Energieprojekte werden selten von einem einzigen Unternehmen abgewickelt. Auftraggeber, Generalunternehmer, Nachunternehmer, Prüfgesellschaft und Finanzierungsinstitut können in unterschiedlichen Sprachen arbeiten. In einer solchen Struktur ist es eine Standardlösung, eine „Arbeitssprache“ des Projekts zu bestimmen und die gesamte offizielle Korrespondenz in dieser Sprache zu führen.

Auch wenn eine Arbeitssprache festgelegt ist, sieht die Praxis auf der Baustelle anders aus: Die Beschäftigten arbeiten in ihrer eigenen Sprache, die örtliche Behörde schreibt in ihrer. Deshalb wird die Übersetzung in mehrseitigen Projekten zweischichtig aufgebaut: Die offizielle Schicht richtet sich nach der Arbeitssprache, die operative nach der Sprache der Baustelle.

Was die beiden Schichten miteinander verbindet, ist eine gemeinsame Terminologiedatenbank. Wird dasselbe Bauteil in der offiziellen Korrespondenz und in der Baustellenanweisung unterschiedlich benannt, entsteht eine Unschärfe, die sich in der Abnahmephase in einen Streit verwandeln kann.

Bei Projekten mit Beteiligung von Finanzierungsinstituten kommt eine weitere Schicht hinzu: Das kreditgebende Institut verlangt regelmäßig Unterlagen in seiner eigenen Berichtssprache, und die Übersetzung dieser Unterlagen hängt am Zahlungsplan des Projekts. Eine verspätete Berichtsübersetzung kann sich unmittelbar auf den Zahlungsfluss auswirken. Deshalb sollte der Berichtskalender zu Projektbeginn auch in den Übersetzungsplan aufgenommen werden.

Schließlich sollte die Archivlast, die am Projektende entsteht, nicht unterschätzt werden. Übergabeunterlagen, Betriebshandbücher und Abnahmeprotokolle werden nicht nur übergeben; sie werden über die gesamte Lebensdauer der Anlage genutzt. Dass diese Unterlagen mit konsistenter Terminologie und in durchsuchbarer Form übersetzt sind, spart bei Wartungs- und Umbauarbeiten Jahre später unmittelbar Zeit.

Zusammenarbeitsmodell

Im Bau- und Energiebereich reicht weder ein rein projektbezogenes noch ein reines Rahmenmodell für sich allein aus. Die funktionierende Ordnung ist eine Verbindung beider: ein für die Projektdauer geltender Rahmenvertrag und darin eine vorab definierte Kapazitätszusage für intensive Phasen wie die Ausschreibung. So muss in der Ausschreibungswoche nicht erst nach Kapazität gesucht werden.

Der zweite wichtige Faktor bei langen Projekten ist die Kontinuität: Bleibt dasselbe Team über die gesamte Projektdauer, bedeutet das, dass die Terminologiedatenbank lebt und in der Baustellenkorrespondenz der Kontext nicht verloren geht. Um auf Projektebene eine solche Ordnung einzurichten, können Sie das Angebotsformular nutzen und die Volumenstufen auf der Preisseite ansehen.

Die Angaben hier dienen der Orientierung; maßgeblich ist die aktuelle Praxis der jeweiligen Stelle. Wir empfehlen Ihnen, den aktuellen Stand bei der Stelle zu erfragen, die den Vorgang durchführt.