Übersetzung von Geburts- und Heiratsurkunde

Die Übersetzung dieser Dokumente wirkt auf den ersten Blick einfach: ein paar Zeilen Angaben, ein paar Daten, ein paar Namen. Tatsächlich ist es jedoch die Dokumentengruppe, die wegen der Namensschreibung, der Ortsnamen und der Terminologie zum Familienstand am häufigsten zurückgewiesen wird. Denn ein Unterschied von einem einzigen Buchstaben führt dazu, dass die Person für jemand anderen gehalten wird.

Mehrsprachige Standardurkunden: wenn keine Übersetzung nötig ist

Im Rahmen der internationalen Personenstandsübereinkommen, denen auch Türkiye beigetreten ist, können die Personenstandsämter Geburts- und Eheeinträge auf einem mehrsprachigen Standardformular ausstellen. Auf diesen Formularen sind die Feldbezeichnungen in mehreren Sprachen aufgedruckt und die Felder nummeriert; die prüfende ausländische Amtsperson kann anhand der Bezeichnungsliste in ihrer eigenen Sprache ablesen, welches Feld wofür steht.

Diese Dokumente werden in den Vertragsstaaten meist ohne zusätzliche Übersetzung und Apostille anerkannt. Genau deshalb werden Sie beim Personenstandsamt gefragt, ob Sie eine „internationale“ Ausfertigung wünschen. Ist das Zielland nicht Vertragspartei oder wendet die angerufene Stelle ihre eigene Regel an, gilt der klassische Weg: türkisches Dokument, beglaubigte Übersetzung und, falls erforderlich, Apostille.

Der praktische Rat lautet: Fragen Sie vor der Ausstellung bei der Zielstelle nach, ob sie das mehrsprachige Formular akzeptiert. Wenn ja, können sowohl die Übersetzung als auch die Apostille entfallen. Wenn nein, ist es schneller, eine türkische Ausfertigung zu beantragen und den Ablauf von Anfang an richtig aufzusetzen, als das Dokument später ein zweites Mal ausstellen zu lassen.

Namensschreibung: der Preis eines einzigen Buchstabens

Die Buchstaben ç, ğ, ı, ö, ş und ü des türkischen Alphabets gibt es in vielen Zielsprachen nicht. Diese Buchstaben bei der Übersetzung zu vereinfachen – aus Şükrü Sukru, aus Çağla Cagla zu machen – erscheint auf den ersten Blick vernünftig. In allen Dokumenten muss jedoch dieselbe Schreibweise verwendet werden wie im Reisepass; andernfalls entsteht der Eindruck, es handle sich um zwei verschiedene Personen.

Der richtige Weg ist, den Namen in seiner türkischen Originalform zu erhalten und ihn genau mit der Schreibweise im Reisepass in Übereinstimmung zu bringen. Dieselbe Regel gilt für die Namen von Mutter, Vater und Ehepartner. Hat sich der Nachname durch die Eheschließung geändert, ermöglicht die Wiedergabe des alten wie des neuen Nachnamens in der im Dokument stehenden Form der Behörde, die Identitätskette herzustellen.

Bei Ortsnamen gilt die umgekehrte Regel: Der Name der Provinz, des Kreises oder des Dorfes des Geburtsorts wird nicht übersetzt. „Karadeniz Ereğli“ ist ein Ortsname, seine Bedeutung wird nicht wiedergegeben. Nur die Art der Verwaltungseinheit – Provinz, Kreis, Dorf, Stadtviertel – wird in der Zielsprache erläutert. Namen von Dörfern und Stadtvierteln können sich früher geändert haben; maßgeblich ist, was im Dokument steht.

Begriffsunterschiede bei Dokumenten zur Ehe

Von Personen, die im Ausland heiraten wollen, wird häufig ein Ehefähigkeitszeugnis verlangt; das ist ein eigenes Dokument, das bescheinigt, dass der Eheschließung kein rechtliches Hindernis entgegensteht, und es darf nicht mit dem Eheregisterauszug verwechselt werden. Das eine hält eine Ehe der Vergangenheit fest, das andere ebnet den Weg für eine Ehe in der Zukunft.

Auch das Familienbuch ist für sich genommen nicht überall ein anerkanntes Dokument. Da es sich um ein kleinformatiges, mehrseitiges Heft handelt, das handschriftliche Einträge enthalten kann, muss in der Übersetzung deutlich angegeben werden, welche Seite welche Angaben trägt. Es wird vermerkt, dass die leeren Seiten leer sind, was auf den ausgefüllten Seiten steht und wo sich die Stempel befinden.

Liegt eine Scheidung vor, ist der auf dem Eintrag angebrachte Randvermerk von entscheidender Bedeutung. Im Randvermerk stehen Datum, Gericht und Nummer der Scheidungsentscheidung; wird diese Zeile übergangen, erscheint die Person weiterhin als verheiratet, und der Antrag auf eine neue Eheschließung wird abgelehnt. Da der Vermerk in kleiner Schrift und mit Abkürzungen geschrieben ist, wird er beim Scannen leicht übersehen.

Auch die Angabe zu der Stelle, vor der die Ehe geschlossen wurde, muss übertragen werden. In Türkiye wird die Ehe beim Trauungsamt der Gemeinde geschlossen; da die Ehe in manchen Zielländern auf religiösem oder gerichtlichem Weg zustande kommt, möchte die Amtsperson sehen, welche Stelle das Dokument unterzeichnet hat. Wird der Ausdruck „Trauungsamt“ mit einer unklaren Entsprechung abgetan, entstehen unnötige Fragen zur Amtlichkeit der Ehe.

Umgekehrte Richtung: Registrierung eines im Ausland geborenen Kindes

Der Dokumentenfluss verläuft nicht immer von Türkiye nach außen. Damit ein im Ausland geborenes Kind in das Familienregister in Türkiye eingetragen werden kann, wird die vom Personenstandsamt des Geburtslandes ausgestellte Geburtsurkunde nach Türkiye gebracht. Dieses Dokument wird im Herkunftsland mit einer Apostille versehen, in Türkiye von einem vereidigten Übersetzer übersetzt und notariell beglaubigt.

Das häufigste Problem in dieser Richtung ist, dass der Name des Kindes im Dokument des Herkunftslandes im Alphabet dieses Landes geschrieben ist. Mit welchen Buchstaben der Name in den türkischen Personenstandseintrag übernommen wird, bestimmt den späteren Reisepass des Kindes und alle weiteren Dokumente. Deshalb wird diese Entscheidung einmal getroffen und in jedem folgenden Dokument dieselbe Form beibehalten.

Dieselbe Logik gilt für die Registrierung im Ausland geschlossener Ehen in Türkiye. Die ausländische Eheurkunde wird zusammen mit ihrer Apostille und der beglaubigten Übersetzung beim Personenstandsamt vorgelegt; Name, Geburtsort und Staatsangehörigkeit des Ehepartners werden so eingetragen, wie sie im Dokument stehen.

Welches Dokument, von welcher Stelle und mit welcher Beglaubigung

Unterschiede je nach Land

In Deutschland akzeptieren die Standesämter die Übersetzung nur von einem gerichtlich vereidigten Übersetzer und wollen das mit einer Apostille versehene Original des Dokuments sehen; bei Akten zur Familienzusammenführung werden beide Voraussetzungen zusammen verlangt. In den Niederlanden verlangen die IND und die Bildungseinrichtungen unterschiedliche Dokumentensätze, sodass zwei getrennte Ausfertigungen derselben Geburtsurkunde nötig sein können; zudem muss der Übersetzer im Rbtv-Register eingetragen sein. In den USA wiederum gibt es die Institution des vereidigten Übersetzers nicht, die Einwanderungsbehörde hält die der Übersetzung beigefügte unterschriebene Richtigkeitserklärung für ausreichend. Diese Unterschiede der Regelwerke finden Sie Land für Land in unserem Länderratgeber.

Häufige Fehler bei diesen Dokumenten

• Den Namen mit anderen Buchstaben zu schreiben als im Reisepass; das ist bei Personenstandsdokumenten der häufigste Ablehnungsgrund.
• Den Randvermerk zur Scheidung oder zur Namensänderung zu übersehen.
• Den Geburtsort übersetzen zu wollen; Ortsnamen werden übertragen, nicht übersetzt.
• Eine türkische Ausfertigung zu beantragen, obwohl eine mehrsprachige internationale Ausfertigung möglich wäre, und dadurch unnötige Kosten für Übersetzung und Apostille zu verursachen.
• Datumsangaben zu belassen, ohne sie an die Reihenfolge des Ziellandes anzupassen; das Datum 03.07.2019 fällt bei einer Amtsperson, die Monat vor Tag liest, auf einen anderen Tag.
• Nur die erste Seite des Familienbuchs übersetzen zu lassen und die gestempelten Seiten auszulassen.

Denken Sie Ihre Familienakte als Ganzes

Geburts- und Eheurkunden werden fast nie allein vorgelegt; zusammen mit dem Personenstandsregisterauszug, dem Reisepass und häufig auch dem Strafregisterauszug bilden sie ein Ganzes. Werden Namen, Daten und Ortsnamen innerhalb dieses Ganzen einheitlich geschrieben, kommt die Akte schnell voran. Die Zielsprachen finden Sie auf unserer Sprachenseite, unsere Arbeitsgrundsätze auf unserer Preisseite; Ihre Dokumente können Sie uns über das Angebotsformular zusenden.

Dieser Inhalt gibt den allgemeinen Rahmen wieder; ob eine Apostille oder eine notarielle Beglaubigung erforderlich ist, hängt von der angerufenen Stelle ab. Am sichersten ist es, vor Beginn des Vorgangs eine schriftliche Bestätigung der zuständigen Abteilung einzuholen.