Übersetzung von Tätigkeits- und Handelsregisterbescheinigung

Jedes Unternehmen, das sich ins Ausland öffnet, begegnet diesen drei Dokumenten. Ausschreibungsakte, Eröffnung einer Niederlassung im Ausland, internationales Bankkonto, Vertriebsvertrag oder Antrag auf Exportförderung – an erster Stelle steht überall der Nachweis der offiziellen Existenz des Unternehmens.

Drei Dokumente, drei verschiedene Fragen

Die Tätigkeitsbescheinigung beantwortet die Frage „Ist dieses Unternehmen derzeit aktiv und bei der Kammer eingetragen?“; auf ihr steht meist eine kurze Gültigkeitsdauer. Die Handelsregisterbescheinigung entspricht der Frage „Wie ist das Unternehmen im Register eingetragen, wie hoch ist sein Kapital und wo ist sein Sitz?“. Die Bekanntmachungen im Handelsregisteranzeiger wiederum sind die Antwort auf die Frage „Was ist in der Vergangenheit dieses Unternehmens geschehen?“.

Ausländische Stellen verlangen häufig alle drei zusammen, formulieren die Liste jedoch mit den Begriffen ihres eigenen Rechtssystems. Ausdrücke wie „certificate of good standing“, „extract from the commercial register“ oder „Handelsregisterauszug“ begegnen uns dabei. Diese Anforderungen den türkischen Dokumenten richtig zuzuordnen, ist der kritischste erste Schritt des Verfahrens; die Übersetzung des falschen Dokuments kostet Zeit und Geld.

Der Handelsregisteranzeiger: eine geschichtete Historie

Die Bekanntmachungen im Anzeiger sind der schwierigste Teil dieser Dokumentenfamilie. Die fünfzehnjährige Geschichte eines Unternehmens kann sich über dutzende aufeinander verweisende Bekanntmachungen verteilen: Gründung, Kapitalerhöhung, Adressänderung, Bestellung eines Geschäftsführers, Satzungsänderung, Formwechsel. Die Bekanntmachungen verweisen aufeinander in der Form „bekannt gemacht im Anzeiger vom … mit der Nummer …“.

In der Übersetzung muss diese Kette erhalten bleiben. Wird nur die letzte Bekanntmachung übersetzt, sieht die Gegenstelle die Kapitalstruktur oder die Vertretungsbefugnis unvollständig. Zudem geben die Bekanntmachungstexte die Satzungsbestimmungen ausführlich wieder; diese Bestimmungen sind Rechtstexte, sie dürfen nicht frei zusammengefasst werden, sondern werden Bestimmung für Bestimmung übersetzt.

In den Texten des Anzeigers finden sich zahlreiche Abkürzungen: A.Ş., Ltd. Şti., T.C., TTK, MERSİS-Nummer. Ein Teil davon bezeichnet die Rechtsform des Unternehmens, und es ist falsch, sie in die nächstliegende Rechtsform des Ziellandes zu übersetzen; denn die Haftungsregime sind unterschiedlich. Richtig ist es, die türkische Rechtsform beizubehalten und daneben eine Erläuterung in der Zielsprache zu geben.

Tätigkeitscodes und Unternehmensgegenstand

In der Tätigkeitsbescheinigung wird der Unternehmensgegenstand sowohl als Text als auch mit einem numerischen Tätigkeitscode angegeben. Diese Codes stimmen mit dem in Europa verbreiteten Klassifikationssystem überein; sie sind damit eine Referenz, die der Ansprechpartner im Zielland wiedererkennen kann, und werden unbedingt beibehalten. Den Code wegzulassen und nur den Text zu übersetzen, heißt, die am leichtesten überprüfbare Angabe zu löschen.

Die Texte zum Unternehmensgegenstand sind dagegen meist sehr lang und umfassen auch Geschäfte, die das Unternehmen tatsächlich nicht betreibt; in Türkiye werden Satzungen weit gefasst. Liest eine ausländische Stelle diese Liste, kann sie das Unternehmen für unübersichtlich aufgestellt halten. Das ist kein Übersetzungsproblem, doch die Übersetzung muss treu bleiben; zu interpretieren oder die Liste zu kürzen, zerstört die Integrität des Dokuments.

Nummern, Codes und Überprüfung

In Unternehmensdokumenten gibt es mehrere Nummern, die das Unternehmen kennzeichnen: die Handelsregisternummer, die Nummer im zentralen Registrierungssystem, die Steueridentifikationsnummer und die Kammerregisternummer. Keine davon ersetzt eine andere, und alle werden in der Übersetzung unverändert beibehalten. Möchte der ausländische Ansprechpartner das Unternehmen überprüfen, verwendet er eine dieser Nummern.

Nummern neu zu formatieren – Leerzeichen einzufügen, Nullen abzuschneiden, Bindestriche hinzuzufügen – kann die Überprüfung unmöglich machen. Ebenso werden der QR-Code und die Angaben zur elektronischen Signatur auf dem Dokument im Übersetzungstext vermerkt; gibt es eine Prüfadresse, wird sie unverändert übernommen.

Auch das Adressfeld ist ein eigenes Thema. Die in der türkischen Adressstruktur übliche Reihenfolge aus Stadtviertel, Allee, Straße, Block, Haus- und Wohnungsnummer wird in vielen Ländern in anderer Reihenfolge geschrieben. Statt die Adresse in die Reihenfolge des Ziellandes umzustellen, ist es am sichersten, die türkische Reihenfolge beizubehalten und die Feldbezeichnungen zu übersetzen; denn die Behörde vergleicht die Adresse meist mit dem amtlichen Eintrag.

Verhältnis zum Unterschriftenverzeichnis

Die Registerdokumente zeigen, wer das Unternehmen vertritt; das Unterschriftenverzeichnis enthält die Unterschriftsproben dieser Personen und die Grenzen ihrer Befugnis. In Ausschreibungs- und Vertragsakten werden beide zusammen verlangt. Die Ausdrücke „münferiden“ und „müştereken“ im Verzeichnis, also ob allein oder nur gemeinsam unterzeichnet werden darf, sind der heikelste Punkt der Übersetzung; wird diese Unterscheidung falsch wiedergegeben, kann die Wirksamkeit des Vertrags fraglich werden.

Auch die Dauer der Befugnis wird häufig übersehen. Die Vertretungsbefugnis kann bis zu einem bestimmten Datum erteilt sein; dieses Datum muss in der Übersetzung klar erkennbar sein. Ein Dokument, das mit einer abgelaufenen Befugnis unterzeichnet wurde, wird von der Gegenseite zurückgewiesen.

Die Befugnis kann betragsmäßig begrenzt sein; im Verzeichnis kann stehen, dass bis zu einem bestimmten Betrag mit einer Unterschrift und darüber hinaus mit zwei Unterschriften gehandelt werden darf. Die Zahlen dieser Schwellen und die Währungen müssen in der Übersetzung genau erhalten bleiben. Wird die Grenze falsch wiedergegeben, kann die Gegenseite die Unterschriftsbefugnis nicht prüfen, und der Vertrag kann ausgesetzt werden.

Zweck und Beglaubigungsstufe

Unterschiede je nach Land

In Deutschland ist der Begriff des Handelsregisters stark ausgeprägt, und Ihr Gegenüber liest die türkischen Dokumente in Anlehnung an den eigenen Registereintrag; deshalb ist es wichtig, dass Kapital, Vertretung und Sitz klar erkennbar sind. In Tschechien verbindet der gerichtlich bestellte Übersetzer die Übersetzung mit einer Kordel fest mit dem Originaldokument und siegelt sie, und diese Formvorschrift wird streng angewendet; deshalb muss von Anfang an geplant werden, in wie vielen Ausfertigungen die Dokumente vorbereitet werden. In den Golfstaaten wiederum dürfen nur lizenzierte Übersetzungsbüros die Übersetzung anfertigen, und eine konsularische Beglaubigung kann hinzukommen. Einzelheiten finden Sie in unserem Länderratgeber.

Häufige Fehler in Unternehmensakten

• Die Rechtsform des Unternehmens in eine Rechtsform des Ziellandes zu übersetzen; die Haftungsregime sind nicht dieselben.
• Nur die letzte Bekanntmachung im Anzeiger übersetzen zu lassen und die Änderungskette unvollständig zu lassen.
• Die Firma zu „übersetzen“; die Firma ist ein Eigenname und wird unverändert übernommen.
• Die Gültigkeitsdauer der Tätigkeitsbescheinigung zu übersehen und ein abgelaufenes Dokument vorzulegen.
• Das Erfordernis der gemeinsamen Unterschrift im Verzeichnis wie eine Einzelunterschrift wiederzugeben.
• Bei der Kapitalangabe die Währung nicht zu nennen oder die Trennzeichen nicht umzustellen.

Führen Sie Ihren Unternehmensunterlagensatz aus einer Hand

Die Firmendokumente bilden einen zusammenhängenden Satz; werden die Firma, die Adresse und die Namen der Vertretungsberechtigten in allen Dokumenten gleich geschrieben, kann die Gegenstelle die Akte in einem Zug freigeben. Diese Konsistenz wahren wir, indem wir eine Terminologieliste führen. Die Zielsprachen finden Sie auf unserer Sprachenseite, unsere Arbeitsgrundsätze auf unserer Preisseite; Ihren Unterlagensatz können Sie uns über das Angebotsformular zusenden.

Die Angaben hier dienen der Orientierung; die verlangte Aktualität des Dokuments und die Zahl der geforderten Ausfertigungen unterscheiden sich je nach Stelle. Holen Sie vor der Antragstellung eine Bestätigung der zuständigen Behörde ein.