Notariell beglaubigte Übersetzung

Die notarielle Beglaubigung ist deshalb kein Qualitätssiegel, sondern ein Identitätssiegel. Für die Richtigkeit der Übersetzung haftet der Übersetzer; der Notar dokumentiert lediglich, wem die Verantwortung zufällt. Genau deshalb verlangen Stellen eine notarielle Beglaubigung: Im Streitfall soll nicht offenbleiben, wer der Ansprechpartner ist.

Für welche Dokumente wird eine notarielle Beglaubigung verlangt?

Die allgemeine Regel lautet: Begründet ein Dokument ein Recht, weist es einen Status nach oder begründet es eine Verpflichtung, neigen Stellen dazu, eine notarielle Beglaubigung zu verlangen. Bei Texten zu Informationszwecken, bei Werbeunterlagen und bei internem Schriftverkehr wird eine Beglaubigung dagegen meist nicht verlangt.

Die Zeile „Je nach Stelle unterschiedlich“ in der Tabelle ist der Punkt, an dem am meisten Zeit verloren geht. Dasselbe Diplom wird von einer Universität allein mit einer beglaubigten Übersetzung angenommen, während es bei einer anderen Stelle ohne notarielle Beglaubigung nicht bearbeitet wird. Die dokumentbezogenen Einzelheiten sammeln wir in unserem Dokumentenleitfaden.

Wie entsteht die Kette?

Die notariell beglaubigte Übersetzung ist eine physische Kette, die auf der handschriftlichen Unterschrift beruht, und die Kette reißt, sobald ein Glied fehlt. Die Reihenfolge lautet: ein gültiges Originaldokument, die getreue Übersetzung dieses Dokuments, Unterschrift und Stempel des Übersetzers, danach die Beglaubigung durch den Notar. Jedes Glied setzt das vorherige voraus; nachträglich zurückzugehen und zu korrigieren, ist meist nicht möglich.

In der Praxis wird erwartet, dass das Original des Dokuments oder eine beglaubigte Abschrift dem Notariat vorgelegt wird. Der Übersetzer erstellt die Übersetzung mit Bezug auf das Originaldokument; das Notariat nimmt die Übersetzung und ihre Grundlage gemeinsam zu den Akten. Deshalb muss bei Aufträgen, die auf Grundlage eines digital übermittelten Scans bearbeitet werden, bei der Übergabe auch das Original vorliegen.

Die Schritte des Verfahrens

1. Das Original oder eine beglaubigte Abschrift des Dokuments wird beschafft; fehlende Seiten, unleserliche Stempel und Rasuren werden geprüft.
2. Die Anforderung der empfangenden Stelle wird geklärt: nur die Übersetzung, eine notarielle Beglaubigung oder zusätzlich eine Apostille.
3. Die Übersetzung wird von einem für die Dokumentart geeigneten Übersetzer angefertigt und einer zweiten Lektüre unterzogen.
4. Der Übersetzer unterschreibt und stempelt die Übersetzung; der Erklärungstext wird der Übersetzung beigefügt.
5. Die Unterlagen werden dem Notariat vorgelegt; der Notar gleicht die Unterschrift des Übersetzers mit dem Eintrag in seinem Register ab und beglaubigt sie.
6. Die beglaubigte Ausfertigung wird übergeben. Ist eine Verwendung im Ausland vorgesehen, folgt die Stufe der Apostille.

Worauf richtet sich die Qualitätssicherung?

Bei einer Übersetzung, die zur notariellen Beglaubigung geht, sieht die Prüfliste völlig anders aus als bei einem literarischen Text. Die Rangfolge lautet: Zahlen, Daten, Eigennamen, Dokumentennummern, die vollständige Beschreibung der Stempel- und Unterschriftsfelder, die Beibehaltung des Seitenlayouts. Werden bei einem Datum Tag und Monat vertauscht, wiegt die Folge weit schwerer als ein Stilfehler.

Der zweite Schwerpunkt sind die Elemente, die im Dokument enthalten, aber kein Text sind. Stempel, Hologramme, Barcodes und handschriftliche Vermerke werden in der Übersetzung in eckigen Klammern beschrieben. Werden diese Elemente ausgelassen, entsteht der Eindruck, dass die Übersetzung nicht genau mit dem Originaldokument übereinstimmt.

Warum ist die Vorlage des Originals so wichtig?

Der Punkt, der bei der notariell beglaubigten Übersetzung am meisten Diskussionen auslöst, ist die Frage, auf welchem Dokument die Übersetzung beruht. Stellen unterscheiden drei Fälle voneinander: ein Dokument, dessen Original vorgelegen hat, eine als originalgetreu beglaubigte Abschrift und eine einfache Fotokopie. Diese drei haben im amtlichen Verfahren nicht dasselbe Gewicht, und welches davon ausreicht, bestimmt die Stelle, die das Dokument entgegennimmt.

In der Praxis tritt am häufigsten dieses Problem auf: Der Antragsteller schickt einen Scan seines Dokuments, die Übersetzung wird fertiggestellt, und bei der Beglaubigung stellt sich heraus, dass auch das Original vorgelegt werden muss. Befindet sich das Dokument in einer anderen Stadt oder im Ausland, ruht das Verfahren tagelang. Deshalb sollte selbst bei Aufträgen, die mit einem Scan beginnen, gleich zu Beginn gefragt werden, wo sich das Original befindet und wann es verfügbar sein wird.

Manche Dokumente werden dagegen elektronisch erstellt und über einen QR-Code verifiziert. Bei diesen Dokumenten funktioniert der Begriff „Original“ anders; der Ausdruck des Dokuments hat nur zusammen mit der Online-Prüfadresse Aussagekraft. Bei solchen Dokumenten ist es wichtig, auch die Verifikationsangaben in die Übersetzung zu übernehmen, damit die empfangende Stelle das Dokument bestätigen kann.

Wie wird die Übersetzung bei mehrseitigen Dokumenten zusammengeführt?

Bei einem einseitigen Personenregisterauszug entsteht kein Problem; bei einem zwanzigseitigen Gesellschaftsvertrag oder einer Notenübersicht über viele Zeiträume ist die Geschlossenheit der Seiten jedoch ein Thema für sich. Wird die Übersetzung übergeben, ohne dass die Seiten miteinander verbunden sind, kann das bei Stellen, die Geschlossenheit verlangen, ein Ablehnungsgrund sein. Ebenso wird erwartet, dass die Seitennummerierung mit der des Ausgangsdokuments übereinstimmt.

Der zweite Punkt ist die Zuordnung von Originaldokument und Übersetzung. Die Stelle muss zweifelsfrei erkennen können, welche Übersetzung zu welchem Dokument gehört. Deshalb wird die Übersetzung zusammen mit dem zugrunde liegenden Dokument zu einer einzigen Akte zusammengestellt. Nachträglich Seiten hinzuzufügen oder zu entnehmen, stellt die Gültigkeit der Beglaubigung infrage.

Ein dritter Punkt bei langen Dokumenten sind Tabellen- und Schemabereiche. Bei Notenübersichten und Finanzaufstellungen geht die Beibehaltung der Spaltenstruktur der Lesbarkeit der Übersetzung vor; der Sachbearbeiter vergleicht Zeile für Zeile. Eine Übersetzung, in der Spalten vertauscht oder Zeilen zusammengeführt wurden, erschwert die Prüfung auch dann, wenn sie die richtigen Angaben enthält, und verlängert die Bearbeitungszeit der Akte.

Wie setzt sich das Entgelt zusammen?

Bei der notariell beglaubigten Übersetzung gibt es zwei getrennte Posten, die man nicht verwechseln sollte. Der erste ist das Entgelt für die Übersetzungsleistung; es richtet sich nach Umfang, Sprachpaar und Dokumentart. Der zweite ist die Notargebühr, und dieser Posten ist kein vom Büro festgelegter Preis. Die Notargebühren unterliegen einem amtlichen Tarif und sind in ganz Türkiye gleich.

Die Suche nach dem „günstigsten Notar“ ist daher sinnlos; zwischen Notariaten gibt es keinen Tarifunterschied. Den Unterschied macht allein der Umfang auf der Übersetzungsseite. Wie der Übersetzungsposten berechnet wird, finden Sie auf der Preisseite, die Städte, in denen Sie Vorgänge abwickeln können, auf der Provinzenseite.

Häufige Situationen

• Apostille in der falschen Reihenfolge eingeholt. In manchen Fällen muss die Apostille auf dem Originaldokument, in anderen auf der notariell beglaubigten Übersetzung angebracht werden. Stimmt die Reihenfolge nicht, wird der Vorgang von vorn wiederholt.
• Im Ausland ausgestelltes Dokument. Damit ein von einer ausländischen Behörde ausgestelltes Dokument in Türkiye verwendet werden kann, wird erwartet, dass es im eigenen Land beglaubigt wurde. Ein Notar in Türkiye bestätigt nicht die Zuständigkeit einer ausländischen Behörde.
• Dasselbe Dokument bei mehreren Stellen einreichen. Die beglaubigte Ausfertigung verbleibt bei der Stelle. Wenn Sie sich bei drei Stellen bewerben, ist es schneller, von Anfang an drei Ausfertigungen anzufordern, als den Vorgang später zu wiederholen.
• Wechsel des Übersetzers. Die Beglaubigung ist an den Übersetzer gebunden, der unterschrieben hat. Selbst die kleinste nachträgliche Korrektur am Text macht die Beglaubigung ungültig, und das Verfahren läuft erneut ab.

Wenn Sie im Voraus sehen möchten, welche Schritte Ihre Akte durchläuft, übermitteln Sie die Dokumente über das Angebotsformular; wir teilen Ihnen die Liste der Schritte und die Zahl der erforderlichen Ausfertigungen schriftlich mit.

Dieser Inhalt gibt den allgemeinen Rahmen wieder; die Einzelheiten des jeweiligen Vorgangs können abweichen. Es ist ratsam, die aktuellen Bedingungen bei einer amtlichen Quelle zu prüfen.