Terminologiemanagement und Glossarerstellung

Das Problem wächst in den meisten Unternehmen unbemerkt. Ein Produktname wird in einem Dokument übersetzt, in einem anderen unverändert gelassen; drei verschiedene Entsprechungen eines Fachbegriffs kursieren in drei verschiedenen Anleitungen. Für den Leser ist das ein Zeichen dafür, dass das Unternehmen seine eigene Sprache nicht beherrscht. Das Terminologiemanagement macht diese Zerstreuung zunächst sichtbar und bindet sie dann an eine einzige freigegebene Quelle.

In welchen Fällen ist es erforderlich?

Terminologiemanagement ist für Organisationen sinnvoll, die regelmäßig und über mehrere Kanäle Übersetzungen erzeugen. Am meisten profitieren davon Einrichtungen mit einem laufend aktualisierten Produktkatalog, die Dokumente in mehreren Sprachen veröffentlichen und mit verschiedenen Übersetzern und Agenturen arbeiten. Für ein einmaliges kleines Dokument ein Terminologieprojekt aufzusetzen, ist unnötig; doch je größer das Volumen wird, desto größer werden auch die Kosten der Uneinheitlichkeit.

Der Bedarf wird meist an einem Problem erkannt: an einer Kundenbeschwerde, an zwei einander widersprechenden Anleitungen oder daran, dass bei jeder neuen Übersetzung dieselbe Begriffsdiskussion von vorn geführt wird. Diese wiederkehrende Reibung ist das Zeichen dafür, dass die Terminologie nun schriftlich festgehalten werden muss.

Wie läuft der Prozess ab?

Der Terminologieprozess besteht weniger darin, ein Glossar zu füllen, als darin, die Sprache der Organisation zu erschließen und zu ordnen; deshalb geht der Ablauf von den vorhandenen Dokumenten aus und stülpt der Organisation keine Form von außen über. Der unterscheidende Schritt der folgenden Reihenfolge ist die Freigabe: Eine Entsprechung kommt nicht ins Glossar, bevor sie von einer zuständigen Person aus der Organisation freigegeben wurde. Wird dieser Schritt übersprungen, verliert das Glossar seine Verbindlichkeit. Der Prozess endet nicht mit einer einmaligen Lieferung; der letzte Schritt, die Pflege, hält die Terminologie als lebendige Quelle. Der folgende Ablauf verwendet denselben Rahmen sowohl für den Aufbau eines Glossars von Grund auf als auch für das Ordnen eines vorhandenen Glossars.

1. Begriffsextraktion. Aus den vorhandenen Dokumenten werden Kandidatenbegriffe erhoben; gesammelt werden sowohl häufig vorkommende als auch Verwirrung stiftende Begriffe.
2. Aussonderung. Die Kandidatenliste wird gefiltert; die tatsächlich zu verwaltenden Begriffe werden von gewöhnlichen Wörtern getrennt.
3. Entsprechung und Freigabe. Für jeden Begriff wird eine Zielentsprechung vorgeschlagen; der Fachexperte der Organisation gibt sie frei. Ohne den Freigabeschritt wird das Glossar nicht verbindlich.
4. Stilrichtlinie. Neben den Begriffen werden Regeln zu Tonfall, Anredeform, Großschreibung und Abkürzungen ergänzt.
5. Pflege. Mit neuen Produkten und Begriffen wird das Glossar aktualisiert; die Terminologie ist keine eingefrorene, sondern eine lebendige Quelle.

Lieferform

Die Terminologie wird sowohl als ein für Menschen lesbares Glossar als auch als ein in Übersetzungswerkzeuge übertragbarer Datenbestand geliefert. Die lesbare Fassung ist ein Dokument, auf das Teams und Autoren zurückgreifen können; die Werkzeugfassung sorgt dafür, dass die Begriffe während der Übersetzung automatisch vorgeschlagen werden. Die Stilrichtlinie ist ein untrennbarer Teil dieser Quelle. Bei späteren Übersetzungsaufträgen greift dieses Glossar unmittelbar und sichert die Einheitlichkeit von Anfang an.

Worauf bei dieser Dienstleistung zu achten ist

Der kritischste Schritt ist die Freigabe. Ein Glossar, das nicht vom eigenen Fachexperten der Organisation freigegeben wurde, ist lediglich eine Vorschlagsliste und hat keine Verbindlichkeit. Deshalb hängt der Erfolg eines Terminologieprojekts davon ab, dass eine entscheidungsbefugte Person aus der Organisation am Prozess teilnimmt. Ein von außen aufgebautes, aber innen nicht angeeignetes Glossar bleibt schon bald im Regal liegen.

Der zweite Punkt ist die Lebendigkeit. Die Terminologie ist kein Dokument, das einmal aufgebaut und dann vergessen wird; sie muss aktualisiert werden, sobald die Organisation neue Produkte und Begriffe hervorbringt. Ein nicht gepflegtes Glossar wird binnen weniger Jahre zu einem Archiv, das die Wirklichkeit nicht mehr abbildet. In Organisationen mit regelmäßigem Übersetzungsbedarf ist die Terminologie die gemeinsame Grundlage aller Arbeiten im Rahmen unserer Übersetzungsdienstleistungen; deshalb ist es am sinnvollsten, sie als Teil eines betrieblichen Arbeitsablaufs fortzuführen.

Wer eignet sie sich an, wie bleibt sie am Leben?

Der Wert einer Terminologiequelle zeigt sich weniger in ihrem Aufbau als darin, dass sie am Leben gehalten wird. Dafür muss innerhalb der Organisation ein Verantwortlicher bestimmt werden: eine Person oder eine Einheit, die neue Begriffe freigibt, bei strittigen Entsprechungen das letzte Wort hat und darauf achtet, dass das Glossar aktuell bleibt. Ist diese Verantwortung nicht definiert, bleibt selbst das sorgfältigste Glossar schon bald hinter der Wirklichkeit zurück und wird unbrauchbar.

Dass die Terminologie lebt, hängt davon ab, dass sie sich im täglichen Arbeitsablauf einnistet. Dass die Begriffe während der Übersetzung automatisch vorgeschlagen werden, dass Autoren beim Schreiben leicht auf das Glossar zugreifen können und dass ein neu entstehender Begriff regelmäßig erfasst wird, sind die Gewohnheiten, die die Quelle lebendig halten. Das Glossar darf kein in einer eigenen Datei vergessenes Archiv sein, sondern muss ein natürlicher Teil der Arbeit werden.

Ist diese Ordnung hergestellt, erzeugt die Terminologie einen Wert, der über die einzelnen Übersetzungen hinausgeht: eine Geschlossenheit, in der die Organisation ihre eigene Sprache beherrscht und in jedem Dokument dieselbe Einheitlichkeit zeigt. Diese Geschlossenheit wird besonders in Organisationen sichtbar, die mehrsprachig und über mehrere Kanäle Inhalte erzeugen.

Was bestimmt den Preis?

Der erste Faktor, der die Kosten eines Terminologieprojekts bestimmt, ist das zu sichtende Dokumentvolumen und die Zahl der zu extrahierenden Begriffe. Der zweite ist die Zahl der Sprachen; jede weitere Sprache bringt zusätzlichen Aufwand für Entsprechung und Freigabe. Der dritte ist der Umfang der Pflege: ein einmaliges Glossar oder eine laufend aktualisierte Leistung? Die laufende Pflege wird als regelmäßige Arbeit gesondert bewertet. Deshalb kann kein Preis genannt werden, bevor Dokumentvolumen und Sprachumfang gesehen wurden.

Ihre Dokumente und die Zielsprachen können Sie über das Angebotsformular mit uns teilen. Die Preislogik finden Sie auf der Preisseite, die Sprachen, mit denen wir arbeiten, auf der Sprachenseite.

Häufige Situationen

• Glossar ohne Freigabe. Eine Liste, die ohne Beteiligung des internen Entscheidungsträgers erstellt wurde; sie wird nicht verbindlich und nicht verwendet.
• Fehlende Pflege. Eine Terminologie, die einmal aufgebaut und nicht aktualisiert wird; sie verliert schnell ihre Aktualität.
• Zu großer Umfang. Der Versuch, jedes Wort ins Glossar aufzunehmen; er stellt die eigentlich wichtigen Begriffe in den Schatten.
• Nicht ins Werkzeug übertragbar. Ein Glossar, das nur auf dem Papier bleibt; es kann während der Übersetzung nicht automatisch greifen.

Diese Seite dient der allgemeinen Information; die Bedingungen für Übersetzung, Beglaubigung und Lieferung können je nach Dokumentart abweichen. Vor der Antragstellung die aktuelle Anforderung zu bestätigen, spart Zeit.