Apostillierte Übersetzung

Die apostillierte Übersetzung ist die Verbindung zweier Arbeitsschritte: die Übersetzung des Dokuments in die Zielsprache und der Abschluss der Kette durch den Apostillevermerk. In welcher Reihenfolge diese beiden Schritte erfolgen, ist der kritischste und zugleich fehleranfälligste Punkt des gesamten Vorgangs.

Zuerst übersetzen oder zuerst apostillieren?

Es gibt keine allgemein gültige Antwort; sie hängt davon ab, wohin das Dokument geht. Es gibt zwei Grundszenarien. Im ersten wird die Apostille auf das Originaldokument gesetzt und das apostillierte Dokument anschließend als Ganzes übersetzt; dieser Weg wird gewählt, wenn das Zielland sowohl das Dokument als auch den Vermerk in seiner eigenen Sprache sehen möchte. Im zweiten wird zuerst eine notariell beglaubigte Übersetzung angefertigt und die Apostille auf diese Beglaubigung gesetzt; dieser Weg gilt, wenn das Zielland die in Türkiye angefertigte Übersetzung beglaubigt sehen möchte.

Manche Länder verlangen dagegen, dass die Übersetzung auf ihrem eigenen Staatsgebiet und von einem dort ermächtigten Übersetzer angefertigt wird. In diesem Fall wird in Türkiye nur die Apostille für das Originaldokument eingeholt und die Übersetzung im Zielland angefertigt. In Ländern mit einem System vereidigter Übersetzer wie Deutschland, Frankreich und Spanien ist dies wahrscheinlicher. Die Unterschiede der Regelungen von Land zu Land haben wir in unserem Länderratgeber zusammengestellt.

Welche Behörde erteilt die Apostille?

In Türkiye liegt die Zuständigkeit für die Apostille nicht in einer Hand; je nach Art des Dokuments sind unterschiedliche Behörden zuständig. Für Verwaltungsurkunden sind die Provinzverwaltungen und die Kreisverwaltungen zuständig, für Justizurkunden die Vorsitze der Justizkommissionen an den Standorten, an denen ein Gericht für schwere Straftaten besteht. Der Gang zur falschen Behörde bedeutet eine Verzögerung, die mehrere Tage dauern kann.

Dokumentart	Klasse	Zuständige Behörde
Personenstandsregisterauszug, Geburts- und Eheurkunde	Verwaltung	Provinzverwaltung / Kreisverwaltung
Diplom und Notenübersicht	Verwaltung	Provinzverwaltung / Kreisverwaltung
Gerichtsentscheidung, Strafregisterauszug	Justiz	Vorsitz der Justizkommission
Notariell beglaubigte Vollmacht oder Übersetzung	Justiz	Vorsitz der Justizkommission
Handelsregisterunterlagen	Verwaltung	Provinzverwaltung / Kreisverwaltung

Die Apostille wird grundsätzlich bei der zuständigen Behörde derjenigen Provinz eingeholt, in der das Dokument ausgestellt wurde. Besteht eine Akte aus Dokumenten, die in verschiedenen Städten ausgestellt wurden, werden auch die Apostillevorgänge in mehreren Provinzen durchgeführt. In welchen Städten wir tätig sind, sehen Sie auf unserer Provinzenseite.

Länder außerhalb des Apostille-Systems

Ist das Zielland nicht Vertragspartei des Übereinkommens, nützt die Apostille nichts; stattdessen wird die Beglaubigungskette durchlaufen. Diese Kette besteht typischerweise aus der notariellen Beglaubigung, anschließend der Beglaubigung durch das zuständige Ministerium und zuletzt der Beglaubigung durch die Vertretung des Ziellandes in Türkiye. Die Kette dauert länger und hängt vom Terminkalender der Vertretung ab.

Der Mitgliedsstand ist nicht unveränderlich: In den letzten Jahren sind viele Länder dem Übereinkommen beigetreten, bei einigen befindet sich die Anwendung noch in einer Übergangsphase. Deshalb sollte vor Beginn des Vorgangs der aktuelle Stand des Ziellandes anhand der amtlichen Vertragsstaatenliste des Übereinkommens bestätigt werden. Auch wir geben diesen Hinweis auf unseren Länderseiten stets mit an.

Qualitätssicherung: Auch der Vermerk selbst ist eine Übersetzung

Der Apostillevermerk besteht aus standardisierten, nummerierten Feldern, deren Bezeichnungen im Text des Übereinkommens festgelegt sind. Wird der Vermerk übersetzt, müssen diese standardisierte Struktur erhalten bleiben, die Feldnummern an ihrer Stelle bleiben und der Name der erteilenden Behörde in seiner amtlichen Schreibweise wiedergegeben werden. Eine freie Übersetzung kann dazu führen, dass der Vermerk bei der Zielstelle nicht anerkannt wird.

Der zweite Kontrollpunkt ist die körperliche Erhaltung der Verbindung zwischen Dokument und Vermerk. Die Seiten des apostillierten Dokuments dürfen nicht getrennt und es darf keine weitere Bearbeitung daran vorgenommen werden. Wird die Übersetzung dem Dokument nachträglich beigefügt, muss klar erkennbar sein, mit welcher Ausfertigung sie verbunden ist.

Was die Apostille nicht bestätigt

Die meisten falschen Erwartungen an die Apostille entstehen daraus, dass der Umfang des Vermerks überschätzt wird. Die Apostille sagt nicht aus, dass der Inhalt des Dokuments richtig ist. Dass ein Diplom apostilliert ist, bedeutet auch nicht, dass es im Zielland als gültig gilt; Anerkennung und Gleichwertigkeit bilden einen völlig eigenständigen Vorgang, der von einer anderen Stelle durchgeführt wird.

Ebenso wenig gibt die Apostille eine Gewähr für die Richtigkeit der Übersetzung. Eine Apostille, die auf einer notariell beglaubigten Übersetzung angebracht wird, bestätigt allein die Befugnis des Notars. Für die Qualität der Übersetzung ist weiterhin der Übersetzer verantwortlich. Zu wissen, dass diese drei Ebenen (Inhalt, Übersetzung, Befugnis) jeweils eigene Verantwortung tragen, hilft dabei, im Voraus zu erkennen, wo die Akte hängen bleiben kann.

Die dritte falsche Erwartung betrifft die Geschwindigkeit. Die Apostille verkürzt die Beglaubigungskette, hebt den Vorgang aber nicht auf; die Beschaffung des Dokuments, seine Übersetzung und, falls erforderlich, die Vorbeglaubigung brauchen weiterhin ihre eigene Zeit. Das langsamste Glied der Kette ist meist nicht die Apostille, sondern die Beschaffung des Dokuments bei der ausstellenden Stelle.

Ausländische Dokumente zur Verwendung in Türkiye

Der Vorgang funktioniert auch in umgekehrter Richtung. Damit ein im Ausland ausgestelltes Dokument in Türkiye verwendet werden kann, wird erwartet, dass es in seinem Herkunftsland eine Apostille erhalten hat. Ein Notariat oder eine Provinzverwaltung in Türkiye beglaubigt nicht die Befugnis einer ausländischen Behörde; deshalb wird das erste Glied der Kette stets in dem Land geknüpft, in dem das Dokument ausgestellt wurde.

Nachdem das apostillierte ausländische Dokument in Türkiye eingetroffen ist, werden sowohl das Dokument als auch der Vermerk ins Türkische übersetzt und die Übersetzung erforderlichenfalls notariell beglaubigt. Ein häufiger Fehler besteht darin, nur das Dokument zu übersetzen und den Apostillevermerk unübersetzt zu lassen; in diesem Fall kann die Akte als unvollständig gelten.

Ist das Zielland nicht Vertragspartei des Übereinkommens, wird auch für ein Dokument, das nach Türkiye gebracht werden soll, die Beglaubigungskette durchlaufen: die Bestätigung durch die zuständige Behörde im Land des Dokuments und anschließend die Beglaubigung durch die Vertretung Türkiyes in diesem Land. Da dieser Weg länger dauert, sollte er begonnen werden, bevor die Reise geplant wird.

Das zweite häufige Problem bei ausländischen Dokumenten ist, dass es in Türkiye keine Entsprechung für das Dokument gibt. Eine landestypische Registerform eines anderen Staates kann eine Dokumentbezeichnung tragen, für die es im Türkischen keine wörtliche Entsprechung gibt. Der richtige Ansatz besteht in solchen Fällen darin, die Bezeichnung beschreibend wiederzugeben und den Namen in der Ausgangssprache zusätzlich in der Übersetzung beizubehalten; die Gleichsetzung mit einer einheimischen Dokumentbezeichnung erzeugt die Behauptung einer Gleichwertigkeit, die nicht besteht.

Was bestimmt den Preis?

Die amtliche Gebühr für den Apostillevermerk selbst und das Entgelt für die Übersetzungsleistung sind getrennt zu betrachten. Auf der Übersetzungsseite bestimmen die Seitenzahl, das Sprachpaar und die fachliche Dichte des Dokuments die Kosten. Auf der Verfahrensseite bestimmt nicht die Zahl der Dokumente den Arbeitsaufwand, sondern die Zahl der Behörden, die die Akte durchlaufen muss.

Während für ein einzelnes Diplom ein einziger Gang zur Provinzverwaltung genügt, erfordert eine Akte mit fünf Dokumenten aus drei Städten deutlich mehr Koordination. Deshalb kann bei apostillierten Vorgängen kein Angebot erstellt werden, ohne die Dokumentenliste gesehen zu haben. Welche Posten im Einzelnen im Preis enthalten sind, erläutern wir auf unserer Preisseite.

Häufige Situationen

• Korrektur nach der Apostille. Die kleinste Änderung am Dokument, nachdem der Vermerk erteilt wurde, macht die Apostille wirkungslos; der Vorgang beginnt von vorn.
• Elektronisch signierte Dokumente. Bei manchen elektronisch erstellten Dokumenten läuft der Apostillevorgang anders ab. Verfügt das Dokument über eine Überprüfungsadresse mit QR-Code, sollte vorab gefragt werden, ob die Zielstelle diese akzeptiert.
• Mehrsprachige Standarddokumente. Manche Personenstandsurkunden können mehrsprachig ausgestellt werden; in diesem Fall wird unter Umständen keine gesonderte Übersetzung verlangt, die Apostillepflicht entfällt jedoch nicht.
• Zeitliche Begrenzung. Die Apostille selbst hat keine Gültigkeitsdauer, das zugrunde liegende Dokument kann jedoch eine haben. Die Stellen achten meist auf das Datum des Dokuments, nicht auf das des Vermerks.

Wenn Sie uns Ihre Dokumentenliste über das Angebotsformular zusenden, ermitteln wir für jedes Dokument vorab die zuständige Behörde und die einzuhaltende Reihenfolge und teilen Ihnen beides mit.

Die folgende Darstellung fasst die typische Praxis zusammen; die Praxis der Behörden kann abweichen. Vor einer Entscheidung lohnt sich ein Blick in die Veröffentlichung der Stelle selbst.