Beglaubigte Übersetzung

In Türkiye entsteht der Titel des vereidigten Übersetzers dadurch, dass ein Übersetzer seine Sprachkenntnisse vor einem Notar erklärt und der Notar diese Erklärung in einem Protokoll festhält. Die Befugnis ist an das Notariat gebunden, bei dem dieses Protokoll aufgenommen wurde. Deshalb kann der Ausdruck „vereidigter Übersetzer“ je nach Land und Behörde sehr Unterschiedliches bedeuten.

Was unterscheidet die beglaubigte Übersetzung von den anderen Bestätigungsformen?

In der Praxis werden drei Begriffe am häufigsten verwechselt: die beglaubigte Übersetzung, die notariell beglaubigte Übersetzung und die Übersetzung mit Apostille. Sie sind keine Alternativen zueinander, sondern aufeinander aufbauende Schichten. Ein Dokument kann nur beglaubigt sein; es kann beglaubigt und notariell bestätigt sein; oder es kann über beidem zusätzlich eine Apostille tragen. Bis zu welcher Schicht Sie gehen, bestimmt nicht das Dokument, sondern die Stelle, bei der Sie es einreichen.

Die praktische Folge dieser Tabelle lautet: Eine überflüssige Schicht erhöht Kosten und Dauer, eine fehlende Schicht führt dazu, dass die Akte zurückkommt. Um die richtige Schicht zu wählen, sollte die schriftliche Anforderung der Stelle maßgeblich sein, bei der Sie das Dokument einreichen. Welches Bestätigungsregime das Zielland anwendet, können Sie in unserem Länderratgeber vergleichen.

Wer braucht eine beglaubigte Übersetzung?

Die Nachfrage verdichtet sich in vier typischen Profilen. Das erste sind Personen, die im Ausland ein Studium, eine Arbeit oder einen Aufenthalt beantragen; Diplom, Notenspiegel, Personenstandsregisterauszug und Strafregisterauszug bilden die Kernakte dieser Gruppe. Das zweite sind ausländische Staatsangehörige, die in Türkiye Vorgänge erledigen; ausländische Pässe, Geburtsurkunden und im Ausland errichtete Vollmachten werden ohne Übersetzung ins Türkische nicht angenommen.

Die dritte Gruppe sind Unternehmen. Die Gründung einer Auslandsbeteiligung, die Teilnahme an einer Ausschreibung, ein Bankkredit oder mit einem ausländischen Partner unterzeichnete Verträge erfordern eine beglaubigte Übersetzung. Die vierte Gruppe sind Anwaltskanzleien und Gerichte; jedes fremdsprachige Dokument, das in eine Gerichtsakte eingeht, geht zusammen mit seiner beglaubigten Übersetzung ein.

Auch wenn diese vier Profile dieselbe Dienstleistung zu erhalten scheinen, sind ihre Erwartungen unterschiedlich. Für Privatpersonen ist die Vorhersehbarkeit der Dauer entscheidend; für Unternehmen steht die Terminologiekonsistenz im Vordergrund, für Anwaltskanzleien die Vertraulichkeit und die Vollständigkeit der Akte. Wie welches Dokument in welchem Profil bearbeitet wird, behandeln wir einzeln in unserem Dokumentenratgeber.

Wie läuft der Prozess ab?

1. Prüfung des Dokuments. Lesbarkeit, Seitenzahl, Siegel und handschriftliche Felder des Dokuments werden kontrolliert. Ein verblasstes Siegel führt dazu, dass in der Übersetzung der Vermerk „nicht lesbar“ gesetzt wird, und dieser Vermerk ist bei manchen Stellen ein Ablehnungsgrund.
2. Entscheidung über Umfang und Schicht. Es wird geklärt, ob nur eine beglaubigte Übersetzung, zusätzlich eine notarielle Beglaubigung oder auch eine Apostille erforderlich ist. Wird dieser Schritt übersprungen, ist der häufigste Verlust, dass eine bereits abgeschlossene Akte von vorn bearbeitet werden muss.
3. Übersetzung. Es wird ein Übersetzer eingesetzt, der den Dokumententyp beherrscht. Namen, Daten, Zahlen und Ortsbezeichnungen werden genau in der Schreibweise des Dokuments übernommen; es wird nicht ausgelegt.
4. Kontrolle. Eine zweite Person vergleicht die Übersetzung Zeile für Zeile mit dem Originaldokument. In dieser Phase wird nicht auf den Stil geachtet, sondern auf die Übereinstimmung von Zahlen und Namen.
5. Unterschrift, Stempel und Lieferung. Die Übersetzung wird zusammen mit der Erklärung des Übersetzers unterschrieben und gestempelt. Ist eine notarielle Beglaubigung erforderlich, wird die Akte an das Notariat weitergeleitet.

Qualitätssicherung: Was genau garantiert die Unterschrift?

Die Unterschrift des Übersetzers ist die Erklärung, dass die Übersetzung denselben Inhalt trägt wie das Originaldokument. Sie ist keine Erklärung darüber, dass das Dokument selbst richtig oder gültig ist. Auch von einem gefälschten Diplom kann eine beglaubigte Übersetzung angefertigt werden; die Unterschrift sagt nur, dass die Übersetzung dieses Diplom getreu wiedergibt. Diese Unterscheidung erklärt, warum Behörden manchmal auch das Original des Dokuments sehen wollen.

In der Praxis wird die Qualität an drei Stellen gemessen: an der fehlerfreien Übertragung von Eigennamen und Zahlen, an der Wahrung des Dokumentenaufbaus und an der Eignung der Terminologie für die Sprache der Zielbehörde. Wird bei einem Personenstandsregisterauszug die Reihenfolge der Feldbezeichnungen gestört, kann der Sachbearbeiter keinen Abgleich vornehmen und die Akte zurückweisen, selbst wenn die Übersetzung sprachlich einwandfrei ist.

Das dritte Kriterium sind die Elemente, die im Dokument enthalten, aber kein Text sind. Stempelabdrücke, Hologramme, Barcodes, verblasste Siegel und handschriftlich hinzugefügte Vermerke werden in der Übersetzung in eckigen Klammern beschrieben. Werden diese Elemente ausgelassen, entsteht der Eindruck, dass die Übersetzung nicht genau mit dem Originaldokument übereinstimmt, und das Vertrauen des prüfenden Sachbearbeiters wird geschwächt.

Lieferform: Die digitale Ausfertigung gilt nicht überall

Eine beglaubigte Übersetzung kann auf Papier mit Originalunterschrift oder elektronisch geliefert werden. Die Stellen, an denen diese beiden Formen anerkannt werden, sind jedoch nicht dieselben. In Türkiye läuft ein erheblicher Teil der amtlichen Vorgänge weiterhin über die Ausfertigung mit Originalunterschrift; demgegenüber nehmen viele Universitäten und Migrationsbehörden im Ausland in der ersten Phase die eingescannte Ausfertigung an und verlangen das Original erst bei der Einschreibung.

Diese Unterscheidung wirkt sich unmittelbar auf den Zeitplan aus. Bei einem Antrag, bei dem die elektronische Lieferung anerkannt wird, verkürzt sich der Ablauf um einige Schritte. Ist eine Ausfertigung mit Originalunterschrift erforderlich, wird auch die Versanddauer Teil des Plans, und handelt es sich um einen Versand ins Ausland, kann diese Dauer der längste Posten der Arbeit sein. Deshalb gehört die Frage „In welcher Form wird es angenommen?“ zu den Fragen, die vor Arbeitsbeginn gestellt werden sollten.

Auch die Zahl der Ausfertigungen sollte in derselben Phase festgelegt werden. Eine bestätigte Ausfertigung verbleibt bei der Stelle, bei der sie eingereicht wird, und wird nicht zurückgegeben. Wenn Sie dasselbe Dokument bei drei verschiedenen Stellen einreichen, ist es schneller und wirtschaftlicher, von vornherein drei Ausfertigungen anfertigen zu lassen, als denselben Vorgang später ein zweites Mal zu durchlaufen.

Was bestimmt den Preis?

Bei der beglaubigten Übersetzung entsteht der Preis nicht aus einem einzelnen Posten, sondern aus dem Zusammenspiel von vier Variablen. Die erste ist der Umfang, der bei amtlichen Dokumenten in der Regel nach Zeichen oder Seiten gemessen wird. Die zweite ist das Sprachpaar: Bei Sprachen mit großem Angebot sinken die Stückkosten, bei Sprachen, in denen nur wenige Übersetzer arbeiten, steigen sie. Die Unterschiede nach Sprachen sehen Sie auf unseren Sprachenseiten.

Die dritte Variable ist die Bestätigungsschicht. Die notarielle Beglaubigung ist ein von der Übersetzungsgebühr unabhängiger, einer amtlichen Gebührenordnung unterliegender gesonderter Posten; sie ist in der Preisgestaltung des Büros nicht enthalten. Die vierte Variable ist die Dringlichkeit. Die aktuellen Preisspannen und die Angabe, was im Preis enthalten ist, veröffentlichen wir ausführlich auf der Preisseite.

Häufige Situationen

• Übersetzung anhand einer Fotokopie. Die meisten Stellen verlangen, dass die Übersetzung auf einem Dokument beruht, dessen Original gesehen wurde. Eine anhand einer Fotokopie angefertigte Übersetzung kann in der Notariatsphase Probleme bereiten.
• Uneinheitliche Namensschreibung. Weicht die Schreibweise im Pass von der im Diplom ab, muss in der Übersetzung ausdrücklich angegeben werden, welche zugrunde gelegt wurde; andernfalls sieht es so aus, als gehörten die beiden Dokumente zu verschiedenen Personen.
• Ältere Dokumente. Manche Stellen setzen dem Ausstellungsdatum des Dokuments eine Grenze. Auch wenn die Übersetzung neu ist, kann das Dokument als alt gelten.
• Loses Blattwerk bei mehrseitigen Dokumenten. Übersetzungen, die ohne Verbindung der Seiten geliefert werden, werden bei Stellen, die Vollständigkeit verlangen, nicht anerkannt.

Wenn Sie nicht sicher sind, bis zu welcher Schicht Ihr Dokument bestätigt werden muss, ist jede Antwort ohne Einsicht in das Dokument eine Vermutung. Wenn Sie uns das Dokument über das Angebotsformular zusenden, klären wir zunächst die Erwartung der Zielbehörde und teilen Ihnen anschließend den Umfang schriftlich mit.

Die folgende Darstellung fasst die typische Praxis zusammen; die Praxis der jeweiligen Stelle kann abweichen. Die von der Stelle geforderte Form von vornherein zu klären, erspart späteren Mehraufwand.